Документовед

Обязанности

• Работа с документацией: проверка наличия согласований документов структурными подразделениями Общества; подготовка документов к подписанию и организация подписания документов уполномоченными лицами; отправка документов контрагентам и отслеживание возврата оригиналов документов; сканирование, размещение скан-образов документов в системе электронного документооборота Общества и организация хранения подписанных документов);∙ Работа с доверенностями и внутренними документами Общества: регистрация в системе электронного документооборота Общества; подготовка документов к подписанию и организация подписания документов уполномоченными лицами; сканирование, размещение скан-образов документов в системе электронного документооборота Общества и организация хранения подписанных документов; контроль сроков действия доверенностей и заблаговременное информирование работников Общества об окончании срока действия доверенности);∙ Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрация в системе электронного документооборота Общества входящей и исходящей корреспонденции; подготовка к подписанию и организация подписания исходящей корреспонденции уполномоченными лицами; организация и отправка исходящей корреспонденции посредством Почты России или курьерской службы; распределение входящей корреспонденции по ответственным подразделениям Общества);∙ Взаимодействие с нотариусом с целью выполнения нотариальных действий;∙ Консультация работников Общества по вопросам, относящимся к сфере деятельности Управления по организации документооборота (в том числе по вопросам работы в 1С.Документооборот);∙ Участие в разработке и внедрении регламентирующих документов по работе с бумажным и электронным документооборотом в Обществе, а также составление пользовательских инструкций по работе в 1С.Документооборот.

Требования

• Опыт в 1С:Документооборот (обязательно: знание всех процессов регистрации, маршрутов согласования и контроля поручений).
• Знание полного жизненного цикла документа: от получения/создания согласование подписание сканирование отправка контрагенту архивное хранение.
• Опыт работы с доверенностями: ведение реестра, контроль сроков, подготовка к подписанию.
• Навыки деловой переписки и коммуникации: взаимодействие с топ-менеджерами для срочного подписания, с курьерскими службами и нотариусами.
• Способность разрабатывать регламенты и инструкции (для пользователей 1С и по общим правилам документооборота) + скрупулезная внимательность к деталям.

Квалификация

• Специалист