Ведущий специалист протокольной службы

Обязанности

• Подготовка и обслуживание конферентных мероприятия (совещания, собрания, деловые встречи, деловые переговоры) с участием руководителей организации. Подготовка переговорных комнат. Взаимодействие с официантами при наличии организации фуршета на мероприятии. Контроль подключение ВКС, презентаций, дополнительного оборудования, взаимодействие с ИТ специалистами. Встреча гостей и сопровождение их к месту мероприятия. При необходимости сопровождение посетителей к выходу из здания после окончания мероприятий. Подготовка ежедневных графиков руководителей организации. Учет и распределение использования переговорных комнат, зала заседания должностными лицами компании. Организация и поддержка функционального рабочего пространства переговорных комнат. Ежемесячное формирование смет на получение денежных средств и обеспечение своевременной отчетности за израсходованные средства. Контроль наличия канцелярских товаров с логотипом компании, заказ канцтоваров при необходимости пополнения. Прием и распределение входящих телефонных звонков между работниками компании. Заказ канцелярской продукции с логотипом компании, на основании согласованных руководителем СП заявок. Организация приготовления напитков (чай, кофе, прохладительные напитки) при необходимости. Встреча гостей. Организация печати буклетов для руководства. Печать материалов к мероприятиям при необходимости, прошивка.По поручению руководителя осуществлять оперативное копирование и тиражирование, сканирование и печать документов.

Требования

• Умение планировать и эффективно организовывать свое рабочее время, умение работать с офисной техникой, бесконфликтность и стрессоустойчивость, коммуникабельность, исполнительность, внимательность, активность и высокая работоспособность, легкая обучаемость. Владение деловым этикетом. Готовность работать по графику работы 2/2 понедельник - пятница с 9-00 до 21-00, суббота с 10-00 до 16-00.