Секретарь руководителя

Обязанности

• Задачи: 1.
• Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности председателя Палаты.
• 2.
• Организация и обеспечение в Палате действия единой системы делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.
• 3.
• Разработка сводной номенклатуры дел Палаты.
• Перечень основных функций: 1.
• Принимает и регистрирует поступающую на рассмотрение руководства корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе либо подготовки ответов.
• 2.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя; подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• 3.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководству на подпись.
• 4.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, передает и принимает поступающую информацию и доводит ее до руководителя.
• 5.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• 6.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• 7.
• Организует приём председателем Палаты граждан и должностных лиц.
• 8.
• Организует и проводит работы по архивированию документов, включая осуществление мероприятий по комплектованию, учёту, использованию и сохранности оконченных делопроизводством документов Палаты, по обеспечению сохранности документов, находящихся на учёте во внутреннем архиве Палаты, а также по подготовке и передаче документов на государственное хранение в областной архив.
• 9.
• Осуществляет регистрацию и отправку исходящей корреспонденции.
• 10.
• Регистрирует и ведет учёт документов Для служебного пользования .
• 11.
• Совершенствует формы и методы делопроизводства на основе применения современной вычислительной, копировальной, множительной и организационной техники.

Требования

• Ответственность в работе

Квалификация

• Наличие высшего профессионального образования не ниже уровня бакалавриата без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2