Секретарь

Обязанности

• Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы начальника Ессентукского филиала ГБУЗ СК КСПБ №3 .
• Получает необходимые начальнику Ессентукского филиала ГБУЗ СК КСПБ №3 сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
• Организует телефонные переговоры начальника Ессентукского филиала ГБУЗ СК КСПБ №3, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
• Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Ессентукского филиала ГБУЗ СК КСПБ №3 (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация).
• Обеспечивает рабочее место начальника Ессентукского филиала ГБУЗ СК КСПБ №3 канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
• Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (факс, телефакс и др.).
• Печатает по указанию руководителя различные материалы.
• Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя начальника Ессентукского филиала ГБУЗ СК КСПБ №3 корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
• Отправляет исходящую корреспонденцию после подготовки исполнителем всей необходимой документации.
• Следит за сроками выполнения поручений начальника Ессентукского филиала ГБУЗ СК КСПБ №3, взятых на контроль.
• Принимает документы на подпись начальнику Ессентукского филиала ГБУЗ СК КСПБ №3 .
• Организует прием посетителей путем предварительной записи или непосредственного назначения приема начальником Ессентукского филиала ГБУЗ СК КСПБ №3, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Требования

• должен знать положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав учреждения и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно - распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда

Квалификация

• среднее профессиональное образование