Секретарь руководителя

Обязанности

• Вы будете ключевым звеном в организации работы директора и обеспечивать комфортную и эффективную среду для принятия управленческих решений: вести документооборот: регистрировать, распределять и контролировать исполнение входящих и исходящих документов, следить за сроками и статусами; организовывать рабочий день директора: планировать встречи и совещания, согласовывать графики, напоминать о важных мероприятиях и готовить необходимые материалы; координировать взаимодействие с подразделениями, внешними организациями и посетителями: принимать звонки, фильтровать обращения, оперативно перенаправлять запросы по компетенции; готовить проекты писем, приказов, справок и иных документов по поручению руководителя, следить за корректностью формулировок и соблюдением регламентов; работать с электронной почтой и внутренними информационными системами, обеспечивать своевременное доведение поручений до исполнителей; формировать и поддерживать в актуальном состоянии номенклатуру дел, архивировать документы, обеспечивать порядок в хранении текущей документации; выполнять отдельные организационные поручения директора от бронирования переговорных до подготовки материалов к совещаниям.

Требования

• Нам нужен ответственный и собранный специалист, который умеет грамотно выстраивать коммуникации и работать в режиме многозадачности: среднее профессиональное или высшее образование (профиль значения не имеет); опыт работы в должности секретаря или на аналогичной административной позиции от 2 лет; уверенное владение офисными программами (MS Office, аналоги), навыки работы с электронной почтой и корпоративными информационными системами; грамотная устная и письменная речь, внимание к деталям и аккуратность в оформлении документов; развитые коммуникативные навыки: умение корректно выстраивать диалог как по телефону, так и при личном общении; способность расставлять приоритеты и соблюдать установленные сроки даже при высокой нагрузке; понимание основ делопроизводства и правил работы с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.

Квалификация

• Специалист