секретарь-референт

Обязанности

• 1.1.
• Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы исполнительного директора и технического директора-главного инженера.
• 1.2.
• Получать необходимые исполнительному директору сведения от участков, отделов или исполнителей, вызывать по его распоряжению работников.
• 1.3.
• Организовывать телефонные переговоры исполнительного директора, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения исполнительного директора их содержание.
• 1.4.
• Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых исполнительным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация).
• 1.5.
• Принимать и передавать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс).
• 1.6.
• Печатать по указанию исполнительного директора и главного инженера различные материалы.
• 1.7.
• Регистрировать приказы, входящие и исходящие документы в системе электронного документооборота (СЭД) 1.8.
• Контролировать исполнение документов и поручений Исполнительного директора, принимать меры, направленные на своевременной и качественное их выполнение.
• 1.9.
• Вести делопроизводство согласно "Инструкции по делопроизводству в исполнительном аппарате и филиалах ООО КВСУ принимать входящую корреспонденцию, регистрировать ее и передавать на доклад руководству.
• 1.10.
• Обеспечивать ознакомление с содержанием документов и передачу их на исполнение.
• 1.11.
• Следить за обеспечением Исполнительного директора и главного инженера канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителей.
• 1.12.
• Производить прием, учет и первичную обработку входящей корреспонденции.
• 1.13.
• Обработка и регистрация исходящих документов.
• 1.14.
• Передача входящих документов исполнительному директору для резолюции, определяющей порядок, характер, срок исполнения, ответственного исполнителя.
• 1.15.
• Контроль за соблюдением сроков исполнения документов, информирование исполнительного директора о несвоевременном исполнении документов.
• 1.16.
• В целях обеспечения учета, систематизации, описания дел, поиска документов и определения сроков хранения, ежегодное составление номенклатуры дел по установленной форме.
• 1.17.
• Оформление копий, выписок и приложений документов.
• 1.18.
• Осуществлять методическое руководство по соблюдению "Инструкции по делопроизводству в исполнительном аппарате и филиалах ООО КВСУ .
• 1.19.
• Организовывать работу по совершенствованию систем документооборота и контроля за прохождением документов.
• 1.20.
• Осуществлять контроль исполнения структурными подразделениями и должностными лицами приказов и распоряжений ООО КВСУ, исполнительного директора.

Требования

• На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работу или средним профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 2 лет

Квалификация

• секретарь руководителя