Административный секретарь

Обязанности

• Работа с документами и делопроизводство.
• Секретарь принимает входящую корреспонденцию, регистрирует её и передаёт директору или исполнителям для ответа или использования в работе.
• Готовит проекты приказов и распоряжений (например, по движению учащихся), оформляет личные дела новых учеников.
• Ведёт алфавитный журнал учащихся.
• Систематизирует документы, формирует дела, обеспечивает их сохранность и вовремя сдаёт в архив.
• Организационная поддержка директора.
• Помогает планировать рабочее время руководителя: вносит в органайзер встречи, совещания, педсоветы, предупреждает о приближении событий, согласовывает графики.
• Организует телефонные переговоры: ведёт базу контактов, соединяет директора с абонентами, регистрирует звонки, при необходимости перенаправляет их заместителям.
• Работа с посетителями.
• Организует личный приём директора: ведёт журнал предварительной записи и посещений, регистрирует гостей.
• Содействует в оперативном рассмотрении просьб и предложений сотрудников, родителей.
• Принимает личные заявления (от сотрудников, учеников, родителей) на подпись директору.
• Подготовка мероприятий.
• Участвует в организации собраний, педсоветов, совещаний: собирает материалы, оповещает участников о времени и месте, рассылает приглашения, помогает с оформлением повестки.
• По поручению директора ведёт и оформляет протоколы заседаний.
• Контроль исполнения.
• Следит за тем, чтобы сотрудники своевременно выполняли поручения директора, а также соблюдали сроки по изданным приказам и распоряжениям.
• Обеспечение рабочего процесса.
• Контролирует, чтобы у директора и сотрудников были в наличии канцелярские принадлежности и средства оргтехники.
• Другие задачи.
• Иногда секретарь выполняет отдельные поручения директора (например, вызывает сотрудников или учеников).
• Также в его задачи может входить информационное обеспечение сбор и передача директору нужных сведений.
• Несколько важных нюансов: Секретарь работает в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.
• При выполнении обязанностей нужно соблюдать правила охраны труда, в том числе при работе с компьютерной техникой.
• Если секретарь обрабатывает персональные данные (например, сведения об учащихся или сотрудниках), он обязан обеспечивать их конфиденциальность.

Требования

• коммуникабельность, опрятность

Квалификация

• высшее образование