Обязанности

комплексное административно-хозяйственное и информационное сопровождение работы офиса, - сопровождение сервисного обслуживания и ремонта продукции: от документального оформления и координации поставок деталей с производством до контроля качества услуг и анализа обратной связи от клиентов.
Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса (включая контроль чистоты, исправности мебели и техники, а также координацию ремонтных и сервисных служб) Прием, фильтрация и оперативная маршрутизация входящих телефонных звонков на сотрудников и профильные подразделения компании.
Контроль остатков и планирование закупок с целью обеспечение бесперебойного снабжения офиса расходными материалами, канцелярией, бытовой химией и продуктами для coffee-point.
Встреча и сопровождение клиентов и партнеров компании в соответствии с деловым этикетом, а также своевременный заказ пропусков для посетителей.
Прием, регистрация и распределение входящей/исходящей почты, работа с курьерскими службами и ведение базового архива документов.
Кадровое содействие: сбор, подписание и оперативная отправка локальных кадровых документов сотрудников в удаленный отдел кадров головного офиса.
Взаимодействие с клиентами: оперативный прием, обработка входящих обращений.
Работа с номенклатурной базой выпускаемой компанией продукции.
Документооборот: оформление договоров, рекламаций, заявок на ремонт и ведение сопутствующей сервисной документации.
Координация с производством: оперативное взаимодействие с производственной площадкой для передачи неисправных деталей и организации поставок новых компонентов.
Выстраивание эффективных рабочих коммуникаций со смежными подразделениями компании.
Контроль качества: непрерывный мониторинг уровня оказываемых сервисных услуг и удовлетворенности клиентов.
Аналитика и отчетность: сбор информации, анализ объемов и номенклатуры неисправного оборудования, составление регулярной управленческой отчетности для оптимизации сервиса.

Требования

1.
Образование высшее 2.
Опыт работы от 3 лет 3.
Знания, навыки, квалификация: Опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, сервисный менеджер, секретарь).
Грамотная устная и письменная речь, четкая дикция и знание правил телефонного и делового этикета при общении с клиентами и партнерами.
Базовые знания делопроизводства, внимательность при проверке и подписании документов, а также опыт взаимодействия с удаленными подразделениями.
Уверенное владение ПК (MS Office, Google Документы), навыки работы с оргтехникой.
Опыт работы в 1С и CRM: ведение задач в Битрикс24, заведение контрагентов и выгрузка первичных документов (акты, накладные) в 1С.
Опыт или способность эффективно вести учет расходных материалов, планировать закупки и вести конструктивные переговоры с поставщиками услуг.