Администратор проектов

Обязанности

• Организационная поддержка: Организация совещаний и переговоров, проводимых руководителем; Подготовка документов на командировки и их отчеты; Ведение и оформление протоколов совещаний и рассылка другой информации по итогам проводимых совещаний; Составление и организация презентаций составление рабочего графика руководителя, организация и координация встреч руководителя.
• Информационно-документационная поддержка: Контроль проектных вех и сроков этапов; Планирование и организация работ по проекту, подготовка отчетных материалов; Организация и проведение статусных совещаний по проекту; Контроль рабочей документации по проектам (совместно с руководителем), поддержка в актуальном состоянии библиотеки документации на общих сетевых ресурсах; Прием поступающих на руководителя документов, последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
• Контроль сроков; Ведение делопроизводства в системе документооборота: оформление приказов, составление писем, запросов и прочих документов, подготовка отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя; Контроль исполнения протоколов собраний, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль, предоставление отчетности руководителю; Ведение архива рабочей документации; Подготовка аналитических материалов и оформление презентаций; Взаимодействие с бюджетным контролером; Контроль согласования договоров; Организация командировок (формирование расписания, подбор рейсов, бронирование билетов, гостиниц, помощь в оформлении виз и т.д.), отчет по командировкам.

Требования

• Высшее образование; Опыт аналогичной работы от 3х лет; Навыки работы в программном обеспечении пакета MS Office (навыки работы с Excel на продвинутом уровне (без необходимости писать макросы), навыки по созданию презентаций PPTX); Навыки организации и протоколирования совещаний; Навыки работы в электронной системе документооборота; Навыки сопровождения договоров; Ответственность и исполнительность.

Квалификация

• Главный специалист