Секретарь учебной части (диспетчер)

Обязанности

• Ведение документации: прием и регистрация входящей корреспонденции, передача ее руководителю или исполнителям; подготовка проектов приказов по движению контингента учащихся (зачисление, выбытие), оформление личных дел учеников, ведение алфавитной книги обучающихся.
• Ведение кадрового делопроизводства.
• Работа с архивом: обработка и оформление сдачи личных дел учащихся в архив после окончания ими обучения.
• Контроль исполнения: следит за своевременным рассмотрением документов, распоряжений и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Техническая работа: выполнение операций с применением компьютерной техники для сбора, обработки информации и подготовки документов.
• Ведение делопроизводства также возможно в электронной форме.
• Коммуникация: составление писем, запросов и ответов авторам обращений по поручению директора или его заместителя.
• Работа в тесном контакте с руководителем школы, заместителями, педагогами и другими сотрудниками.

Требования

• 1.
• Образование и квалификация На должность секретаря учебной части может быть принято лицо, имеющее: среднее профессиональное образование в области делопроизводства (без требований к стажу работы); либо среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку в области делопроизводства (также без требований к стажу работы).
• 2.
• Должностные обязанности Секретарь учебной части: принимает и распределяет входящую корреспонденцию; ведёт делопроизводство (в том числе электронное), оформляет личные дела обучающихся, алфавитную книгу, ведёт учёт часов учебной работы; готовит проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся; выполняет операции с применением компьютерной техники (текстовые редакторы, электронные таблицы, базы данных); контролирует исполнение приказов и распоряжений, следит за сроками исполнения поручений руководителя; по поручению директора составляет письма, запросы, ответы на обращения; работает в тесном контакте с руководством, педагогами и структурными подразделениями школы.
• 3.
• Профессиональные знания Секретарь должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения и его кадровый состав; правила эксплуатации оргтехники (компьютер, принтер, сканер, ксерокс); правила работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; правила деловой переписки и государственные стандарты организационно-распорядительной документации; основы этики, эстетики и делового общения; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности.
• 4.
• Требования по охране труда и безопасности Секретарь обязан: проходить предварительные и периодические медицинские осмотры, иметь личную медицинскую книжку; соблюдать требования охраны труда, пожарной и электробезопасности; знать правила эксплуатации оргтехники и безопасного выполнения работ на рабочем месте; уметь оказывать первую помощь пострадавшим, знать порядок действий при чрезвычайных ситуациях (пожар, авария); поддерживать порядок на рабочем месте, не загромождать проходы и выходы; соблюдать санитарно-гигиенические нормы (мытьё рук, проветривание кабинета).
• 5.
• Личные качества Вежливость, выдержка, стрессоустойчивость, внимательность к деталям, умение работать с большим объёмом информации.
• 6.
• Дополнительные требования Секретарю запрещается находиться на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, выполнять работу при плохом самочувствии, а также нарушать правила эксплуатации оргтехники и электробезопасности.

Квалификация

• нет