Консультант Северного территориального управления

Обязанности

• Осуществлять прием, регистрацию, отправку и ведение базы данных по обращениям граждан, организационно-распорядительных документов, служебной корреспонденции, в том числе телефонограмм и факсограмм, документов, поступивших в электронной форме на официальную почту управления, оперативную отправку документов по электронной почте.
• Осуществлять анализ рассмотрения служебной корреспонденции и организационно-распорядительных документов (ежемесячно).
• Осуществлять контроль за сроками рассмотрения обращений граждан и за сроками исполнения документов и оформлением служебной корреспонденции.
• Осуществлять регистрацию и контроль за сроками рассмотрения обращений граждан, поставленных на внутренний контроль.
• Обеспечивать прием документов, поступивших в электронной форме на официальную почту управления, оперативную отправку документов по электронной почте, размещение ответов на обращения.
• Осуществлять подготовку статистических данных о документообороте служебной корреспонденции и организационно-распорядительных документов (ежеквартально).
• Осуществлять контроль за подготовкой информации отделами управления для совещаний, где не планируется участие руководства управления.
• Вести учет, своевременное оповещение и контроль участия руководителей управления в совещаниях у руководителей администрации города, в органах государственной власти области, органах администрации города.
• Своевременно оформлять заявки на обеспечение управления техническими средствами и материалами, вести учет их использования.
• Обеспечивать формирование и хранение дел по обращениям граждан, дел по служебной корреспонденции и организационно-распорядительным документам.
• Готовить проекты распоряжений администрации города Тамбова по кадровым вопросам на работников управления.
• Осуществлять своевременное обновление собственного сегмента информации на официальном сайте управления, интернет-ресурсах управления, размещение информации на официальной странице в социальных сетях.
• Соблюдать конфиденциальность в работе с документами.
• Осуществлять обработку персональных данных, в том числе защиту персональных данных, в рамках деятельности управления.
• Рассматривать обращения граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к функциям управления, и готовить соответствующие документы.
• Регистрировать исходящую корреспонденцию и осуществлять почтовую и курьерскую отправку документов.
• Обеспечивать оперативную отправку ответов на обращения граждан и юридических лиц, подготовленных сотрудниками управления, по электронной почте.
• Обеспечивать качественное выполнение тиражирования материалов.
• Выполнять машинописные работы по поручению заместителя главы администрации начальника управления, заместителя начальника управления.
• Вести отчетно-справочную документацию по обращениям граждан, поступившим в управление.
• Составлять номенклатуру дел управления.
• Вести табель учета рабочего времени сотрудников управления.

Требования

• Без предъявления требований к специальности, направлению подготовки

Квалификация

• Низкая