Делопроизводитель

Обязанности

• Приём и регистрация входящей корреспонденции.
• Сотрудник принимает документы, проверяет их и регистрирует (в том числе в системе электронного документооборота СЭД), а затем распределяет в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Работа с документами на исполнении.
• По резолюции руководителя делопроизводитель передаёт документы на исполнение.
• Он оформляет регистрационные карточки или ведёт базу данных, а также ведёт картотеку, отслеживая, как идёт работа с документами.
• При необходимости выдаёт справки по зарегистрированным документам.
• Отправка исходящей документации.
• После исполнения делопроизводитель отправляет готовые документы адресатам.
• Учёт и систематизация текущего архива.
• Сотрудник систематизирует документы, обеспечивает их текущее хранение в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
• Он выдаёт дела во временное пользование и контролирует их возврат.
• Создание справочного аппарата.
• Делопроизводитель выстраивает систему так, чтобы документы было удобно искать совершенствует справочно-поисковую систему.
• Подготовка дел для архива.
• Когда дело завершено, делопроизводитель формирует его, оформляет (в том числе обложки), составляет описи и передаёт в архив организации.
• Разработка номенклатуры дел.
• Сотрудник участвует в составлении номенклатуры дел, определяет сроки хранения, формулирует заголовки дел.
• Иногда он же согласовывает номенклатуру с экспертной комиссией или архивом.
• Участие в экспертизе ценности.
• Делопроизводитель может привлекаться к отбору документов для государственного хранения, помогать в работе экспертной комиссии.
• Организационно-техническое обеспечение.
• В ряде случаев в обязанности входит подготовка материалов для руководителя (письма, запросы, справки), помощь в организации совещаний (сбор материалов, оповещение участников), обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами и канцтоварами.
• Обеспечение сохранности.
• Сотрудник несёт ответственность за то, чтобы проходящая служебная документация была в безопасности.
• Соблюдение норм.
• В работу входит следование правилам защиты конфиденциальной информации и персональных данных

Требования

• В ходе собеседования

Квалификация

• Среднее профессиональное образование