Секретарь руководителя

Обязанности

• 1.
• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения.
• 2.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• 3.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• 4.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения.
• 5.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• 6.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• 7.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• 8.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• 9.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
• 10.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль.
• 11.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• 12.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
• 13.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
• 14.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• 15.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• 16.
• Копирует документы на персональном ксероксе.
• 17.
• Обязанность строго соблюдать сроки, установленные Графиком документооборота учреждения.

Требования

• На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет

Квалификация

• среднее профессиональное образование