Секретарь руководителя

Обязанности

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителей.
• Принимать и регистрировать в базе электронного документооборота: корреспонденцию, поступающую на имя руководителей (письма, обращения граждан, факсы, телефонограммы), передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Принимать без регистрации следующую корреспонденцию: приглашения с последующим внесением в график работы руководителей с указанием места, даты, времени мероприятия, наименования организации (учреждения); отчеты; сметы; поздравления; письма, носящие информационно-рекламный характер.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями Комитета и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителям на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Вести делопроизводство с применением технических средств, предназначенных для сбора, обработки и представления информации, необходимой при подготовке и принятии решений.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать полученную информацию и своевременно доводить ее до сведения руководителей.
• Готовить сопроводительные письма по принадлежности вопросов за подписью руководителей и служебные материалы, необходимые для работы.
• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Требования

• Секретарь должен знать: Конституцию Российской Федерации, правовые акты Российской Федерации и Санкт-Петербурга, касающиеся вопросов, находящихся в его компетенции, порядок работы со служебной информацией, должен знать и уметь применять организационно-технические средства, программное обеспечение и оргтехнику, эффективно использовать прогрессивные методы работы, повышающие оперативность и качество выполнения должностных обязанностей.

Квалификация

• высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет