Помощник руководителя/руководитель секретариата

Обязанности

• 1.
• Документационное и бездокументное сопровождение в полном объеме - планирование рабочего дня руководителя, - встреча посетителей̆ руководителя, организация кофе-брейков для гостей и участников внутренних конференций, - ведение деловой̆ переписки: составление писем, приказов, актов, запросов, отчетов, сопроводительных документов, - подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций, - организация совещаний под председательством руководителей, ведение, оформление протоколов совещаний, рассылка повесток и дополнительных материалов, постановка поручений по итогам совещаний, контроль выполнения поручений, указаний руководителя, - travel-менеджмент (полное оформление командировок руководителя и коллег), - прием-регистрация поступающей корреспонденции, передача ее конкретным исполнителям, - получение и отправка корреспонденции в почтовых отделениях, взаимодействие с курьерскими службами, - ведение реестров, формирование дел, оперативное хранение документов в ходе исполнения, - экспертиза проектов организационно-распорядительной документации и исходящей корреспонденции, - разработка и актуализация Стандартов по делопроизводству и организация их внедрения, - организация работы бумажного и внедрению электронного архивов, - участие во внедрении системы электронного документооборота в организации, - помощь в организации участия в выставках.
• 2.
• Взаимодействие с финансовым отделом - передача полного пакета документов по командировкам сотрудников не позднее 18 и 04 числа каждого месяца, - ежемесячное предоставление реестра поездок на корпоративном такси с приложением служебных записок сотрудников не позднее 05 числа каждого месяца, - запрос, контроль корректности оформления и передача закрывающих документов и актов сверки контрагентов, взаимодействие с которыми происходит в рамках выполнения трудовой функции, - подготовка (оформление и подписание у сотрудников) всех договоров дарения, - представление организации в банках, налоговой службе, социальном фонде России.

Требования

• - уверенные знания ГОСТов по делопроизводству и трудового законодательства (в части работы с персональными данными), - умение вести протоколы сложных оперативных совещаний (с постановкой SMART-поручений), - опыт восстановления архивов (бумажных) и внедрения электронных архивов, - процедурная чёткость, педантичность как профессиональное достоинство, - умение и готовность работать в режиме многозадачности, с большим объёмом информации, - четкое понимание и соблюдение вопросов конфиденциальности, - оправданная инициатива, - понимание и соблюдение делового этикета, - наличие рекомендаций с предыдущего места работы.

Квалификация

• от 6