Помощник начальника службы закупок и логистики

Обязанности

• 1.
• Договорная работа и документооборот службы - подготовка договорной документации на закупку товаров: оформление проектов договоров закупки по типовой форме Общества, - запрос у контрагентов проектов договоров поставки (по форме контрагента) либо протоколов разногласий к типовому договору, - внесение подписанных контрагентами договоров поставки в систему электронного документооборота (СЭД/ЭДО), используемую в Обществе, - организация обмена оригиналами договорной документации с контрагентами (почта, курьерская доставка, сканированные копии).
• 2.
• Реестр договоров и контроль сроков - ведение реестра заключенных договоров поставки продукции, - контроль сроков действия договоров, - подготовка предложений по продлению договоров либо заключению договоров на новый срок.
• 3.
• Претензионная и рекламационная работа - подготовка проектов претензионных писем контрагентам (по факту задолженности перед Обществом), - согласование писем внутри Общества (юридический, финансовый отделы), - организация рекламационной работы с контрагентами (ненадлежащее качество, сроки, комплектация).
• 4.
• Взаимодействие с контрагентами и внутренними подразделениями - переговоры и переписка с контрагентами (согласование условий, уточнение реквизитов, графиков поставок), - подготовка пакетов документации по запросам контрагентов (анкеты, копии уставных документов, доверенности, опросные листы), - взаимодействие с финансовым и юридическим отделами Общества по вопросам согласования договоров, оплат и претензий, - контроль получения корректных первичных документов поставки (ТОРГ-12, УПД, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные) и актуальных актов сверки от контрагентов, - обновление информационных баз о контрагентах: организационно-правовые формы, юридические/фактические адреса, банковские реквизиты, телефоны, фамилии руководителей.
• 5.
• Делопроизводство и ЭДО - организация и обеспечение делопроизводства службы закупок и логистики, - работа в системе электронного документооборота (ЭДО) регистрация, маршрутизация, контроль исполнения, архивация, - выполнение распоряжений начальника службы закупок и логистики, - замещение помощника генерального директора во время его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка), выполнение его должностных обязанностей и указаний непосредственного руководителя, связанных с замещением.

Требования

• - образование не ниже среднего профессионального, - опыт работы на аналогичной позиции (помощник руководителя, специалист по договорной работе, менеджер по закупкам/документообороту) от одного года, - знание структуры и требований к договору поставки, умение работать с типовыми формами и протоколами разногласий, - опыт ведения реестров договоров и контроля сроков, - навыки подготовки претензионных писем и участия в претензионной/рекламационной работе, - уверенный пользователь ЭДО.

Квалификация

• 1