Делопроизводитель

Обязанности

• вести учёт, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию; вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам; отправлять исполненную документацию по адресатам; вести учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива; вести электронную базу документов и составлять картотеки; подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив; контролировать сохранность проходящей служебной документации. Также в обязанности делопроизводителя может входить приём и обработка входящих документов, обработка и отправка исходящих документов, подготовка документов для рассмотрения руководством и другое.

Требования

• формировать дела, контролировать правильное распределение и подшивку документов, организовывать учёт, хранение и передачу документов текущего делопроизводства. знать нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления. работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации, пользоваться базами данных, справочно-правовыми системами, автоматизированными системами учёта, регистрации, контроля. составлять и оформлять распорядительные и информационно-справочные документы, печатать служебные документы и материалы, контролировать прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение). применять навыки записи и расшифровки текста, использовать современные технические средства в этой области. сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения, использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи.