Секретарь руководителя

Обязанности

• Некоторые обязанности секретаря в соответствии с должностной инструкцией: Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя . Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывать и передавать её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Вести делопроизводство, применять компьютерную технику для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Подготавливать заседания и совещания, проводимые руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. Контролировать исполнение работниками организации приказов и распоряжений руководителя, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль. Вести контрольно-регистрационную картотеку . Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных. Организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Требования

• Образование среднее или высшее профессиональное, без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. consultant.rukkptud.ru Навыки знание делопроизводства, правил ведения документации, основы работы с офисной техникой и компьютерными программами. Личные качества неконфликтность, коммуникабельность, пунктуальность и хорошая память, наличие организаторских способностей, ответственность и дисциплинированность, эмоциональная устойчивость и внимательность. Требования и функционал сотрудника указываются в должностной инструкции исходя из задач и специфики каждого конкретного предприятия.