Офис-менеджер

Обязанности

• принимает звонки и письма; контролирует приход и уход документов; заказывает канцелярию и расходные материалы; следит за рабочим пространством и техникой; организует командировки и встречи; выполняет поручения руководителя. Документооборот регистрация входящей и исходящей корреспонденции, систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании. Делопроизводство подготовка и оформление внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, протоколов). Контроль исполнения поручений отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам. Информационное обеспечение своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях. Взаимодействие с контрагентами получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний. Работа с оргтехникой: принимает и отправляет факсы, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы в архив. Составление отчётов и предоставление документации руководителю. Сбор отчётов по всем отделам. Закупка расходных материалов (канцелярия, офисная техника, мебель). Поддержание рабочего состояния оборудования . Контроль за санитарным состоянием офисных помещений . Взаимодействие с подрядчиками для выполнения различных услуг. Организация работы обслуживающего персонала: уборщиков, курьеров, ремонтников, а при необходимости и других вспомогательных сотрудников. Приём и распределение телефонных звонков, передача сообщений и направление обращений в нужные отделы. Организация встреч, совещаний и деловых переговоров офис-менеджер бронирует переговорные комнаты, готовит раздаточные материалы, обеспечивает наличие техники и напитков. Организация командировок: заказывает билеты, бронирует гостиницы и согласовывает логистику. Помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий собеседований, тренингов, корпоративных встреч, конференций, семинаров и других событий, обеспечивая их логистику и комфортное проведение. Управление электронной и телефонной перепиской . Обеспечение согласованности информации между различными отделами и уровнями руководства.

Требования

• принимает звонки и письма; контролирует приход и уход документов; заказывает канцелярию и расходные материалы; следит за рабочим пространством и техникой; организует командировки и встречи; выполняет поручения руководителя. Документооборот регистрация входящей и исходящей корреспонденции, систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании. Делопроизводство подготовка и оформление внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, протоколов). Контроль исполнения поручений отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам. Информационное обеспечение своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях. Взаимодействие с контрагентами получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний. Работа с оргтехникой: принимает и отправляет факсы, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы в архив. Составление отчётов и предоставление документации руководителю. Сбор отчётов по всем отделам. Закупка расходных материалов (канцелярия, офисная техника, мебель). Поддержание рабочего состояния оборудования . Контроль за санитарным состоянием офисных помещений . Взаимодействие с подрядчиками для выполнения различных услуг. Организация работы обслуживающего персонала: уборщиков, курьеров, ремонтников, а при необходимости и других вспомогательных сотрудников. Приём и распределение телефонных звонков, передача сообщений и направление обращений в нужные отделы. Организация встреч, совещаний и деловых переговоров офис-менеджер бронирует переговорные комнаты, готовит раздаточные материалы, обеспечивает наличие техники и напитков. Организация командировок: заказывает билеты, бронирует гостиницы и согласовывает логистику. Помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий собеседований, тренингов, корпоративных встреч, конференций, семинаров и других событий, обеспечивая их логистику и комфортное проведение. Управление электронной и телефонной перепиской . Обеспечение согласованности информации между различными отделами и уровнями руководства.