Офис-менеджер

Обязанности

• принимает звонки и письма; контролирует приход и уход документов; заказывает канцелярию и расходные материалы; следит за рабочим пространством и техникой; организует командировки и встречи; выполняет поручения руководителя.
• Документооборот регистрация входящей и исходящей корреспонденции, систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании.
• Делопроизводство подготовка и оформление внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, протоколов).
• Контроль исполнения поручений отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам.
• Информационное обеспечение своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях.
• Взаимодействие с контрагентами получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний.
• Работа с оргтехникой: принимает и отправляет факсы, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы в архив.
• Составление отчётов и предоставление документации руководителю.
• Сбор отчётов по всем отделам.
• Закупка расходных материалов (канцелярия, офисная техника, мебель).
• Поддержание рабочего состояния оборудования .
• Контроль за санитарным состоянием офисных помещений .
• Взаимодействие с подрядчиками для выполнения различных услуг. Организация работы обслуживающего персонала: уборщиков, курьеров, ремонтников, а при необходимости и других вспомогательных сотрудников.
• Приём и распределение телефонных звонков, передача сообщений и направление обращений в нужные отделы.
• Организация встреч, совещаний и деловых переговоров офис-менеджер бронирует переговорные комнаты, готовит раздаточные материалы, обеспечивает наличие техники и напитков.
• Организация командировок: заказывает билеты, бронирует гостиницы и согласовывает логистику.
• Помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий собеседований, тренингов, корпоративных встреч, конференций, семинаров и других событий, обеспечивая их логистику и комфортное проведение.
• Управление электронной и телефонной перепиской .
• Обеспечение согласованности информации между различными отделами и уровнями руководства.

Требования

• принимает звонки и письма; контролирует приход и уход документов; заказывает канцелярию и расходные материалы; следит за рабочим пространством и техникой; организует командировки и встречи; выполняет поручения руководителя.
• Документооборот регистрация входящей и исходящей корреспонденции, систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании.
• Делопроизводство подготовка и оформление внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, протоколов).
• Контроль исполнения поручений отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам.
• Информационное обеспечение своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях.
• Взаимодействие с контрагентами получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний.
• Работа с оргтехникой: принимает и отправляет факсы, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы в архив.
• Составление отчётов и предоставление документации руководителю.
• Сбор отчётов по всем отделам.
• Закупка расходных материалов (канцелярия, офисная техника, мебель).
• Поддержание рабочего состояния оборудования .
• Контроль за санитарным состоянием офисных помещений .
• Взаимодействие с подрядчиками для выполнения различных услуг. Организация работы обслуживающего персонала: уборщиков, курьеров, ремонтников, а при необходимости и других вспомогательных сотрудников.
• Приём и распределение телефонных звонков, передача сообщений и направление обращений в нужные отделы.
• Организация встреч, совещаний и деловых переговоров офис-менеджер бронирует переговорные комнаты, готовит раздаточные материалы, обеспечивает наличие техники и напитков.
• Организация командировок: заказывает билеты, бронирует гостиницы и согласовывает логистику.
• Помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий собеседований, тренингов, корпоративных встреч, конференций, семинаров и других событий, обеспечивая их логистику и комфортное проведение.
• Управление электронной и телефонной перепиской .
• Обеспечение согласованности информации между различными отделами и уровнями руководства.

Квалификация

• любая