Делопроизводитель

Обязанности

• Приём, учёт и регистрация документов.
• Принимает входящую корреспонденцию, проверяет её на соответствие стандартам, наличие подписей и печатей.
• Распределение и контроль исполнения.
• Направляет документы в нужные подразделения или исполнителям согласно резолюции руководителя.
• Ведёт учёт прохождения документов, контролирует сроки исполнения, напоминает исполнителям о приближающихся датах, при нарушениях докладывает руководству.
• Работа с исходящей документацией.
• Проверяет правильность оформления исходящих бумаг, регистрирует их в специальном журнале и отправляет адресатам.
• Систематизация и хранение.
• Систематизирует документы текущего архива, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность.
• Подготовка к архивному хранению.
• После завершения делопроизводства делопроизводитель подготавливает документы (в бумажном или электронном виде), составляет описи дел и сдаёт их в архив.
• Организационно-техническое обеспечение.
• Готовит материалы для руководителя (приказы, письма, запросы), организует проведение совещаний и заседаний (сбор материалов, оповещение участников, регистрация), обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами.
• Разработка номенклатуры дел.
• Совместно с начальниками структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел на календарный год и при необходимости согласовывает её с экспертной комиссией архива.
• Работа с конфиденциальной информацией.
• Обеспечивает защиту проходящей служебной документации, соблюдает требования по защите персональных данных и иной конфиденциальной информации.
• Выполнение отдельных поручений.
• В рамках своей компетенции выполняет служебные поручения руководителя.

Требования

• Знания нормативных правовых актов и методические документы, которые регулируют делопроизводство; Структуры организации, функции её подразделений; Правила защиты конфиденциальной информации; Основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка; Уметь: Работать с разными информационно-документационными ресурсами организации; Пользоваться базами данных, справочно-правовыми системами, системами электронного документооборота (СЭД); Применять современные ИКТ для оптимизации работы с документами; Грамотно оформлять документы, редактировать их; Систематизировать и хранить документы, в том числе формировать описи для архива; Контролировать прохождение документов и выдавать справки.

Квалификация

• Высшее образование, опыт работы