Административный секретарь

Обязанности

• Планирует рабочий день Главы администрации: составляет ежедневные планы встреч и совещаний; согласовывает время проведения мероприятий с участниками; напоминает о предстоящих встречах и мероприятиях.
• 1.2.
• Организует прием посетителей: ведет предварительную запись на прием к Главе; осуществляет предварительный фильтр посетителей, определяет срочность и важность вопросов; обеспечивает комфортное ожидание приема; ежедневно регистрирует прием посетителей к Главе и информирует граждан об изменении графика и дня приема.
• 1.3.
• Обеспечивает оперативную телефонную связь: принимает и передает телефонограммы; фильтрует входящие звонки, соединяет с нужными сотрудниками; при необходимости принимает сообщения для Главы.
• 1.4.
• Осуществляет документооборот по вопросам, рассматриваемым Главой: принимает входящие документы на имя Главы; осуществляет учет (регистрацию) входящих документов, поступающих по всем видам связи; готовит проекты резолюций и поручений Главы; направляет документы с резолюцией исполнителям в структурные подразделения.
• 1.5.
• Готовит проекты ответов, писем, приглашений, поздравительных адресов по поручению Главы, составляет и набирает на компьютере тексты деловых писем, докладных записок и других служебных документов.
• 1.6.
• Организует подготовку совещаний и планерок у Главы: собирает повестку и материалы к совещаниям; извещает участников о времени и месте проведения; обеспечивает техническое сопровождение (проектор, компьютер, презентации).
• 1.7.
• Ведет протоколы совещаний и планерок у Главы администрации.
• 1.8.
• Осуществляет постановку на контроль документов и поручений Главы, ведет контроль за сроками их исполнения, напоминает исполнителям о приближении сроков, информирует руководство о состоянии исполнения контрольных документов.
• 1.9.
• Осуществляет контроль за исполнением устных поручений Главы администрации.
• 1.10.
• Проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись Главе (соответствие требованиям, наличие приложений, необходимых реквизитов, виз согласований).
• 1.11.
• Выполняет машинописные и копировально-множительные работы.
• 1.12.
• Пользуется всеми средствами связи и организационной техникой.

Требования

• На должность Секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности .
• 2.2.
• Секретарь должен обладать следующими навыками и умениями: навыки работы с современными информационными технологиями, информационными системами (в том числе электронными), оргтехникой и средствами коммуникации; навыки работы с документами (составление, оформление, анализ, ведение и хранение документации, иные практические навыки работы с документами); навыки организации личного труда и эффективного планирования рабочего времени; навыки делового и профессионального общения, исполнительской дисциплины.
• 2.3.
• Секретарь должен знать: правила делопроизводства и документооборота, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Инструкцию по делопроизводству администрации; правила деловой этики и ведения переговоров; порядок планирования рабочего дня руководителя; правила работы с обращениями граждан и организаций; порядок оформления и ведения протоколов совещаний; правила пожарной безопасности и охраны труда в части, касающейся рабочего места.

Квалификация

• высшее образование