Делопроизводитель

Обязанности

• Приём и первичная обработка входящей документации.
• Проверка документов на соответствие стандартам оформления, комплектность (наличие всех подписей, печатей), регистрация в учётных системах (журналах, базах данных) с присвоением уникального номера.
• Распределение и контроль движения документов.
• После регистрации документы направляются в соответствующие структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Делопроизводитель отслеживает их прохождение, контролирует сроки исполнения и напоминает исполнителям о приближающихся датах.
• Работа с исходящей документацией.
• Проверка правильности оформления исходящих документов, их регистрация в специальном журнале и отправка адресатам.
• Систематизация и текущее хранение.
• Документы систематизируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
• Обеспечивается их правильное оформление, выдача во временное пользование и возврат в места хранения.
• Ведение справочно-информационной работы.
• Создание и поддержание в актуальном состоянии справочников, классификаторов, баз данных с образцами документов, что упрощает поиск информации.
• Подготовка документов к передаче в архив.
• После завершения делопроизводства документы систематизируются, оформляются описи и сдаются в архив.
• Также делопроизводитель может участвовать в отборе документов для государственного хранения и в экспертизе их ценности.
• Контроль сохранности.
• Обеспечение защиты проходящей служебной документации от утраты, порчи или несанкционированного доступа.
• Разработка номенклатуры дел.
• Составление перечня документов с указанием сроков хранения.
• Консультационная поддержка.
• Помощь сотрудникам в вопросах правильного оформления документов (бланков, служебных писем, приказов).
• Подготовка отчётности.
• Регулярное составление сводных отчётов о документообороте (объём обработанной корреспонденции, дисциплина исполнения).

Требования

• Профильное образование (ВПО,СПО) Опыт работы не менее 3х лет

Квалификация

• Профильное образование (СПО, ВПО)