Секретарь учебной части

Обязанности

• Работа с документами обучающихся.
• Оформляет личные дела принятых на обучение.
• Учёт и отчётность.
• Ведёт книги выдачи аттестатов, алфавитную книгу обучающихся.
• Готовит проекты приказов и распоряжений, связанных с изменением состава обучающихся (зачисление, отчисление, перевод).
• Организация аттестации.
• Готовит документацию для промежуточной и итоговой аттестации.
• Архивная работа.
• Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив для длительного хранения.
• Делопроизводство.
• Принимает и регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, систематизирует её и передаёт по назначению.
• По поручению руководства составляет письма, запросы, готовит ответы авторам обращений.
• Ведёт делопроизводство как в бумажном, так и в электронном виде.
• Контроль процессов.
• Следит за тем, чтобы структурные подразделения и исполнители своевременно рассматривали документы и распоряжения.
• Осуществляет контроль за исполнением приказов, распоряжений и взятых на контроль поручений руководителя.
• Взаимодействие.
• Тесно сотрудничает с преподавателями, заведующими отделениями, сотрудниками кадровой и бухгалтерской служб.
• Консультирует учащихся, родителей и других посетителей по вопросам работы учреждения.

Требования

• Порядок оформления, ведения и хранения документации.
• Основы документооборота и документационного обеспечения Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации Нормы этики делового общения Ведение деловой переписки

Квалификация

• Секретарь