Секретарь

Обязанности

• Работа с корреспонденцией.
• Принимает, регистрирует (в том числе в системе электронного документооборота СЭД) и учитывает входящую и исходящую документацию.
• Распределяет документы внутри больницы направляет исполнителям или в нужные отделы.
• Оформление документов.
• По поручению руководителя готовит проекты приказов, распоряжений, писем и других бумаг, соблюдая установленные стандарты.
• Контроль исполнения.
• Следит за тем, как исполняются документы и поручения руководителя.
• При приближении срока напоминает об этом исполнителям.
• Ведение архива.
• Составляет номенклатуру дел, формирует дела и готовит их к передаче в архив в соответствии с законодательством (в том числе с Федеральным законом № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации ).
• Обеспечивает сохранность документов, не допускает их утраты или доступа к ним посторонних лиц.
• Организационная поддержка.
• Отвечает на телефонные звонки, передаёт сообщения руководителю, встречает посетителей и организует их приём.
• Ведёт график рабочих встреч руководителя и информирует его о запланированных событиях.
• Дополнительные задачи.
• Помогает с другими служебными поручениями руководителя в пределах своей компетенции.
• Соблюдение норм.
• Ключевая особенность работы в медучреждении строгое следование правилам врачебной тайны и другим нормам конфиденциальности.

Требования

• Знание основ делопроизводства: процедуры регистрации, архивации и обработки документов.
• Умение работать с офисной техникой и программами: уверенное владение компьютером и основными офисными приложениями (например, Microsoft Office).
• Базовые навыки архивного дела: знание принципов хранения документов и поддержания актуальности архива.
• Навыки работы с базами данных: умение эффективно использовать электронные системы управления базами данных.
• Понимание вопросов конфиденциальности и безопасности данных: способность обеспечивать сохранность и защиту конфиденциальной информации.
• Умение применять правила русского языка: грамотность в устной и письменной речи, знание правил орфографии и пунктуации.
• Навыки скоростного письма и расшифровки текста .
• Знание этики делового общения и правил речевого этикета .
• Знание требований охраны труда .

Квалификация

• Среднее профессиональное образование либо среднее непрофильное профессиональное образование