Специалист по документообороту

Обязанности

• Прием, первичная обработка, сортировка и регистрация входящей корреспонденции (бумажной и электронной), адресованной в АХС, с последующей передачей начальнику службы.
• Подготовка, оформление и регистрация исходящих писем, служебных записок, заявок на снабжение; проверка наличия виз согласования перед отправкой контрагентам или в смежные отделы.
• Ведение журналов учета входящей/исходящей документации в системе электронного документооборота (СЭД).
• Контроль сроков исполнения поручений руководителя АХС, еженедельное формирование отчета о статусе задач для руководства.
• Формирование исполненных документов в дела согласно утвержденной номенклатуре дел административно-хозяйственной службы (договоры на клининг, аренду, поставку канцтоваров, хозинвентаря).
• Обеспечение оперативного копирования, сканирования и архивного хранения технической и хозяйственной документации (паспорта оборудования, сертификаты на материалы, инструкции к технике).
• Оформление авансовых отчетов сотрудников АХС по хозяйственным расходам, проверка комплектности приложенных чеков и накладных.
• Сборка заказов по заявкам от подразделений компании (заявки на канцтовары, воду, мешки для мусора, лампочки); комплектация и подготовка ТМЦ к выдаче.
• Участие в проведении плановых и внеплановых инвентаризаций склада АХС: пересчет остатков, заполнение инвентаризационных описей, выявление излишков и недостач, составление сличительных ведомостей.
• Контроль соблюдения условий хранения ТМЦ (температурный режим, влажность, защита от прямых солнечных лучей), своевременное информирование начальника АХС о порче имущества.
• Поддержание порядка в зоне хранения архива АХС и на стеллажах склада, недопущение загромождения эвакуационных проходов.

Требования

• Опыт работы в аналогичной должности приветствуется;Эффективное управление документооборотом, корректное формирование документации, теоретические основы документоведения и делопроизводства, нормативно - правовые аспекты архивного дела

Квалификация

• любая