Делопроизводитель

Обязанности

• Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции (почта, электронные письма).
• Ведение журналов учета входящих и исходящих документов.
• Контроль сроков исполнения поручений и заданий, указанных в документах.
• Отправка исходящей документации (письма, запросы, отчеты).
• Составление номенклатуры дел, формирование и хранение дел в архиве.
• Учет и выдача трудовых книжек сотрудникам.
• Обеспечение сохранности документов и соблюдение конфиденциальности.
• Участие в разработке локальных нормативных актов по вопросам документооборота.
• Оказание помощи педагогическим работникам и администрации в оформлении служебных записок, заявлений и иных внутренних документов.
• Взаимодействие с внешними организациями по вопросам обмена документацией.
• Поддержание в актуальном состоянии базы данных по документам.
• Оформление запросов на получение справочной информации и других необходимых документов.
• Регулярное обновление справочников и классификаторов, используемых в работе.
• Участие в инвентаризации документов.
• Систематизация документов по категориям: внутренние, внешние, личные дела сотрудников и учащихся.
• Организация хранения и уничтожения устаревших документов согласно установленным срокам.
• Предоставление отчетов руководству о состоянии документооборота.
• Разработка предложений по оптимизации процессов документооборота.
• Консультирование сотрудников по вопросам оформления и ведения документации.
• Выполнение отдельных поручений руководителя, связанных с организацией документооборота.
• Исполнение иных обязанностей, предусмотренных трудовым договором и законодательством РФ.

Требования

• среднее специальное образование в области делопроизводства, управления персоналом или смежных дисциплин.
• Опыт работы в аналогичных должностях от 1 года, предпочтительно в образовательных учреждениях.
• Отличное знание ПК, уверенные навыки работы с MS Office и системами электронного документооборота.
• Организаторские способности, аккуратность, внимание к деталям и высокая степень ответственности.
• Хорошее знание законодательных и нормативных актов, касающихся документооборота и защиты персональных данных.
• Коммуникабельность, умение выстраивать эффективные рабочие отношения с коллективом.
• Высокий уровень личной организованности и умение планировать рабочее время.
• Готовность к постоянному профессиональному развитию и освоению новых технологий.

Квалификация

• наличие профильного образования