Ведущий специалист по делопроизводству

Обязанности

• - ведение делопроизводства Общества в полном объеме (включая документирование, документооборот и хранение документов в соответствии с установленными в Обществе требованиями); - работа в программе электронного документооборота: внесение на согласование писем и договоров, контроль сроков выполнения поручений и прохождения согласований; - участие в подготовке проектов документов (писем, реестров, приказов) в соответствии с требованиями Общества; - проверка качества подготовки и оформления документов, передаваемых на подпись руководителю; - участие в разработке документов Общества в части делопроизводства: номенклатура дел, инструкции, памятки, шаблоны, бланки и др.
• - участие в подготовке тендерной документации; - организация взаимодействия с курьерскими и почтовыми службами; - осуществление приёма и перенаправления телефонных звонков руководству и работникам Общества в соответствии с правилами делового общения и речевого этикета; - организация приёма посетителей, оформление пропусков, при необходимости подготовка и сервировка чайного/кофейного стола, приготовление напитков (чай, кофе, вода); - участие в планировании рабочего времени руководителя; - участие в организации совещаний, корпоративных мероприятий; - ведение организационного обеспечения командируемых работников и руководства, в т.ч.
• заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения; - выявление и обеспечение потребности офиса в канцтоварах, расходных материалах и иных товарно-материальных ценностях, необходимых для осуществления производственной деятельности; - ведение и контроль выполнения договорных обязательств по договорам, переданным в управление согласно должности.

Требования

• - высшее профессиональное образование; - опыт работы от 1 года в аналогичной должности; - хорошее знание делопроизводства, знание федеральных законов и профильных ГОСТ является преимуществом; - знание одной из систем электронного документооборота; - уверенное владение ПК, пакета MS Office или аналогичного; - умение пользоваться оргтехникой; - ответственность, доброжелательность, коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь, внимательность, аккуратность, организаторские и аналитические способности.

Квалификация

• бакалавр