Управляющий делами

Обязанности

• Блок 1.
• Организационное обеспечение деятельности Главы Планирование рабочего дня: Ведение графика приема граждан, составление плана совещаний, встреч, выездов на территорию.
• Контроль исполнения поручений: Фиксация резолюций Главы, постановка задач на контроль специалистам, напоминание о сроках исполнения.
• Организация мероприятий: Подготовка и проведение сходов граждан, публичных слушаний, заседаний Советов (депутатов, старейшин, общественников).
• Подготовка зала (или площадки), регистрация участников, ведение протоколов.
• Командировки и встречи: Организация поездок Главы (в район, область), взаимодействие с водителем, бронирование (если нужно).
• Блок 2.
• Документооборот и делопроизводство (Общий отдел) Прием и регистрация корреспонденции: Прием входящих писем (из района, прокуратуры, от жителей), их регистрация в журнале или СЭД, передача на резолюцию.
• Отправка исходящих: Проверка правильности оформления писем (бланк, подпись, печать), регистрация и отправка адресатам (почта, электронка, курьер).
• Контроль за бланками и печатью: Хранение гербовой печати, штампов, бланков строгой отчетности.
• Выдача их под роспись (если это требуется).
• Издание нормативных актов: Техническая подготовка и выпуск Распоряжений и Постановлений администрации (нумерация, рассылка исполнителям, подшивка в папки).
• Архив: Формирование дел (сшив документов), составление описей, подготовка документов к сдаче в архив или на уничтожение по истечении сроков хранения.
• Блок 3.
• Кадровая работа (HR) Трудовые отношения: Ведение трудовых книжек (или сведений о трудовой деятельности), подготовка приказов о приеме, увольнении, отпусках (график отпусков).
• Личные дела: Ведение личных карточек Т-2, хранение копий паспортов, дипломов, свидетельств.
• Табели учета рабочего времени: Составление и сдача табелей в бухгалтерию (или в централизованную бухгалтерию района).
• Дисциплина: Учет больничных листов, подготовка приказов о поощрениях и взысканиях.
• Антикоррупционная работа: Сбор справок о доходах (при необходимости), ознакомление сотрудников с локальными актами под роспись.
• Блок 4.
• Связь с общественностью и СМИ (Пресс-секретарь) Наполнение соцсетей: Ведение официальной страницы администрации в ВКонтакте или Одноклассниках (написание постов о субботниках, ремонте дорог, праздниках).
• Официальный сайт: Размещение нормативных актов, новостей, ответов на вопросы.
• Подготовка поздравлений: Написание текстов поздравлений ветеранам, юбилярам, к профессиональным праздникам, подготовка грамот и благодарственных писем.

Требования

• Организация документооборота: регистрация входящей/исходящей почты, контроль сроков исполнения поручений, выпуск Постановлений и Распоряжений.
• Ведение кадрового учета: приказы, трудовые книжки, табели, графики отпусков.
• Контроль за хозяйственной частью: закупка канцтоваров, обеспечение работы оргтехники.
• Подготовка совещаний, сходов граждан, публичных слушаний (ведение протоколов).
• Ведение официальных страниц администрации в соцсетях и на сайте (публикация новостей, фотоотчетов).
• Контроль исполнительской дисциплины, помощь Главе в планировании рабочего дня.

Квалификация

• можно без опыта