Специалист по делопроизводству

Обязанности

• 1.
• Ведение делопроизводства юридического отдела: регистрация, учёт, систематизация, хранение и оперативный поиск документов, в том числе: - внесение в 1С сведений о договорах, дополнительных соглашениях, счетах и иных связанных документах; проверка полноты, корректности и актуальности реквизитов, статусов и прикреплённых файлов; - формирование и актуализация номенклатуры дел юридического отдела; контроль правильности формирования дел, систематизации документов и передачи завершённых дел на архивное хранение.
• - организация хранения оригиналов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, протоколов разногласий, актов и иных договорных документов.
• 2.
• Контроль соблюдения подразделениями предприятия утверждённого порядка подготовки, оформления, согласования, регистрации, исполнения и хранения организационно-распорядительных документов.
• 3.
• Проверка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, писем, протоколов и иных документов на соответствие утверждённым шаблонам, правилам оформления, требованиям к реквизитам, порядку согласования, а также на наличие необходимых приложений, согласований и иных сопроводительных документов.
• 4.
• Возврат документов на доработку при выявлении нарушений или неполного комплекта документов, контроль устранения замечаний и соблюдения сроков доработки.
• 5.
• Формирование, ведение и актуализация базы шаблонов организационно-распорядительных, договорных и иных типовых документов.
• 6.
• Участие в разработке, внедрении и актуализации единых правил, регламентов, инструкций и алгоритмов подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения документов.
• 7.
• Контроль соблюдения сроков оформления, согласования, регистрации, исполнения и передачи документов на хранение; информирование ответственных лиц о просроченных, неполных или оформленных с нарушениями документах.
• 8.
• Взаимодействие с подразделениями предприятия по вопросам предоставления документов, устранения ошибок, доработки комплектов документов и актуализации информации в 1С.
• 9.
• Консультирование работников подразделений по правилам подготовки, оформления, согласования и передачи организационно-распорядительных и договорных документов.
• 10.
• Участие в автоматизации документооборота и внедрении процессов в 1С и системе электронного документооборота; подготовка предложений по улучшению действующих процессов, шаблонов и порядка обработки документов.
• 11.
• Помощь и выполнение иных поручений начальника юридического отдела.

Требования

• Высшее образование.
• Опыт работы в делопроизводстве, секретариате не менее 2 х лет.
• Знание правил оформления организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, служебных записок, писем, протоколов.
• Практический опыт работы с договорами, договорными документами, реестрами и архивом будет преимуществом.
• Опыт формирования номенклатуры дел, систематизации документов и организации хранения.
• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, системами электронного документооборота.
• Обязателен опыт работы в 1СБухгалтерия, 1СДокументооборот; преимуществом будет опыт внесения и сопровождения договоров, счетов и иных документов.
• Внимательность к реквизитам, срокам, комплектности документов и сохранности оригиналов.
• Умение работать с большим объёмом информации, соблюдать конфиденциальность и доводить задачи до результата.

Квалификация

• Опыт работы