Обязанности

Обеспечение жизнедеятельности приемной Генерального директора и его советника.
Прием и распределение звонков по предприятию, работа с телефонией, оформление счетов на оплату в 1С, отслеживание своевременной оплаты.
Прием, распределение и пересылка входящих бумажных и электронных писем, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль выполнения резолюций и подготовки ответов.
Прием, проверка правильности оформления служебных записок, Распоряжений, Приказов, договоров, которые приносят на подпись Генеральному директору и дальнейшая регистрация и рассылка ответственным.
Работа с курьерскими службами: оформление накладных, вызов курьера, оформление счетов на оплату в 1С, отслеживание своевременной оплаты.
Встреча гостей: оформление пропусков, чай,кофе.
Ведение графика Генерального директора и его советника (в том числе дни рождения руководителей, партнеров, подготовка поздравлений к основным Праздникам для партнеров и их рассылка).
Ведение регистрации протоколов совещаний, контроль исполнения в срок решений по повестке, составление протоколов (если присутствовала на совещании).
Оформление командировок (покупка ж/д, авиа билетов, бронь гостиниц, регистрация на рейс, оформление виз, авансовых и представительских отчетов после командировки).
Составление отчетов по представительским расходам Генерального директора и его советников.
Ведение табеля отдела.
Выполнение личных поручений Генерального директора и его советников.