Обязанности

Работа с телефонными звонками.
Принимать входящие звонки, регистрировать их, перенаправлять (например, руководителю или профильному сотруднику), а также получать информацию и передавать санкционированные сведения по телефону.
Иногда нужно помогать организовывать телефонные переговоры или видеоконференции.
Организация работы с посетителями.
Встречать гостей, собирать о них первичную информацию, помогать планировать приём у руководителя или в отделах.
Вести журнал записи посетителей, учитывать их, оформлять пропуска.
Содействовать в оперативном рассмотрении просьб и предложений.
Принимать и передавать документы от посетителей руководству или коллегам.
Также сюда может входить бронирование переговорных комнат, сервировка чайного или кофейного стола, приготовление напитков.
Делопроизводство и документационное обеспечение.
Принимать входящую и исходящую корреспонденцию, обрабатывать её (распределять по подразделениям или исполнителям).
Принимать документы и заявления на подпись руководителя, готовить для него необходимые материалы.
Проверять оформление проектов документов перед передачей на подпись, следить за своевременным исполнением поручений и документов.
Вести учётные формы, формировать дела по утверждённой номенклатуре, обеспечивать их сохранность и в срок сдавать в архив.
Координация и вспомогательные задачи.
Координировать работу курьеров и водителей (например, вести журнал их разъездов и маршрутов, составлять справки), помогать в подготовке заседаний и совещаний (собирать материалы, оповещать участников, вести протоколы), выполнять отдельные поручения руководства.
Поддержание порядка.
Создавать и сохранять условия для эффективной работы: обеспечивать рабочее место руководителя или офиса необходимыми техническими средствами, канцелярскими принадлежностями.