Секретарь руководителя

Обязанности

• Организует документационное и информационное обеспечение деятельности директора техникума; Организует телефонные переговоры директора техникума, ведет базу телефонных контактов директора; соединяет директора техникума с конкретными абонентами; подготавливает материалы для телефонных переговоров директора; регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки; перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям директора, другим сотрудникам; получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону; Организует командировки директора техникума; Организует работу с посетителями в приемной директора: организовывает личный прием посетителей директора; устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей; ведет журнал предварительной записи на прием; регистрирует посетителей; содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников техникума; организовывает прием деловых партнеров в офисе; организовывает обслуживание директора и его деловых партнеров в офисе; сервирует чайный (кофейный) стол в офисе; принимает меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете директора; Организует подготовку, проведения и обслуживания конферентных мероприятий; Организации исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя; Организует и поддерживает функционал рабочего пространства приемной и кабинета руководителя; Составляет и оформления управленческой документации: проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки); печатает служебные документы и другие материалы; размножает служебные документы; контролирует прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа); Организует работу с документами в приемной директора; Организует хранения документов в приемной директора; разрабатывает разделы номенклатуры дел организации; формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения; подготавливает и передает дела в архив организации; Обеспечивает директора информацией; Организует информационное взаимодействие директора с должностными лицами техникума; Обеспечивает защиту прав и свобод сотрудников техникума при обработке персональных данных.
• Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания; Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками техникума.

Требования

• наыки работы с ЭДО, очень приветсвуется навык с системеой ЕМСЭД

Квалификация

• опыт работы секретарем или делопроизводитетелем