Личный помощник руководителя

Обязанности

• Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса (включая закупку канцелярских товаров, продуктов питания, хозяйственных товаров, комплектующих для оргтехники, воды, заказ химчистки и заправки картриджей) Контроль административно-хозяйственного обеспечения офиса, курирование работы специалиста по клинингу, хозяйственно-ремонтной службы арендодателя.
• Взаимодействие с IT- отделом по организации устранения перебоев в работе офисной оргтехники Организация отправки и получения почтовых отправлений; Обработка и распределение входящей корреспонденции; Работа с курьерскими службами: срочные отправления, отправка документов за границу; Общее делопроизводство, ведение документооборота, формирование архивных дел; Сканирование, ксерокопирование документов Прием и распределение телефонных звонков Выполнение поручений руководства, просьб сотрудников офиса Своевременное ознакомление с изменениями всех заинтересованных лиц Travel-поддержка сотрудников: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз; Составление писем, приказов и др.
• документов в соответствии с требованиями и стандартами.
• Приём гостей и посетителей, подача чай/кофе Контроль чистоты офиса, поддержание порядка на кухне и в кладовой, архиве; Сбор и оформление документации для передачи в бухгалтерию по представительским расходам компании (конференции, выставки, бизнес-завтраки); Информирование сотрудников по запросу о местонахождении коллег, с занесением данной информации в корпоративный портал Битрикс24; Поддержка в организации процесса подбора персонала; Административная поддержка коммерческого отдела.

Требования

• Знание основ делопроизводства Знание первичной документации и умение с ней работать (товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, УПД) УверенныйпользовательПК MS Office (Word, Excel, Outlook), Internet Владение оргтехникой, мини АТС Грамотная устная и письменная речь, Навык скоропечатания приветствуется Внимательность, ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, исполнительность, пунктуальность, вежливость Навыки работы в режиме многозадачности Настрой на долгосрочное сотрудничество

Квалификация

• 1