Секретарь учебной части (диспетчер)

Обязанности

• Секретарь учебной части выполняет следующие должностные обязанности: 2.1.
• Организует делопроизводство в учебной части.
• 2.2.
• Оформляет личные дела обучающихся и контролировать их хранение с соблюдением законодательства о защите персональных данных.
• 2.3.
• Готовит зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период экзаменационных сессий.
• 2.4.
• Ведет личные карточки студентов за весь период обучения, ведомости оценок студентов, оформлять дипломы СПО и приложения к дипломам установленной формы, поименную книгу студентов, контингент по группам, книгу движения контингента (отчисленные и зачисленные).
• 2.5.
• Оформляет и выдает студенческие билеты и зачетные книжки.
• 2.6.
• Обеспечивает подготовку журналов учебных занятий к новому учебному году.
• 2.10 Оформляет, регистрирует и обеспечивает подписание академических справок студентам, отчисленным с отделения.
• 2.11 Печатает и обрабатывает приказы и распоряжения по студентам отделений и обеспечивать их сохранность.
• 2.12 Грамотно организовывает размещение и хранение документации на персональном компьютере, знать требования к оформлению документов, обеспечивать сохранность информации, путем периодического архивирования информации.
• 2.13 Готовит необходимую документацию к заседаниям ГАК.
• 2.14 Оформляет справки и списки на обучающихся в образовательной организации (в том числе в военные комиссариаты).
• 2.15 Своевременно доводит до сведения преподавателей и администрации полученную служебную информацию.
• 2.16 Следит за состоянием учебных журналов, обеспечивать их сохранность в течение года и передачу в архив.
• 2.17 Грамотно работать на персональном компьютере, выполнять оформление текстовых документов.
• 2.18 Обеспечивать сохранность документации, подготовку и передачу документации в архив образовательного учреждения.
• 2.19 Предоставляет необходимую информацию по запросам руководителей подразделений, бухгалтерии, педагогических работников учреждения.
• 2.20 Соблюдает дисциплину труда, требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной безопасности в соответствии с правилами и инструкциями.
• 2.21 Систематически повышает свою деловую квалификацию.
• 2.22 При взаимодействии в процессе своей работы с лицами с ограниченными возможностями здоровья и лицами из числа других категорий маломобильных граждан действует с соблюдением соответствующих локальных нормативных актов и инструкций образовательного учреждения.
• 2.23 Обеспечивает сохранность имущества и оборудования, переданного ему для исполнения служебных обязанностей.
• В выделенном помещении и на рабочем месте поддерживать чистоту и порядок.

Требования

• справка об отсутствии судимости

Квалификация

• делопроизводитель