Офис-менеджер

Обязанности

• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов; Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя; Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование; Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; Организует встречу, размещение гостей (бронирование гостиницы, билетов ж/д и авиа транспорта, организация встречи а/м транспортом).
• Оформление командировочных документов, регистрация прибывших в командировку.

Требования

• Офис-менеджер должен знать: - Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия; - Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; - Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; - Организацию делопроизводства; - Методы оформления и обработки документов; - Архивное дело; - Правила пользования приемно-переговорными устройствами; - Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - Правила составления деловых писем с использованием типовых форм.- Основы этики и эстетики; - Правила делового общения; - Правила эксплуатации вычислительной техники.

Квалификация

• Высшее профессиональное (Делопроизводство/Документационное обеспечение управления)