Заместитель начальника Управления по работе Совета депутатов, организационной и контрольной работе

Обязанности

• приём и первичная обработка писем, электронных писем, факсов и иных документов; проверка комплектности, правильности оформления и наличия обязательных реквизитов (подписей, печатей и т. д.); регистрация входящих документов в журналах учёта или в системе электронного документооборота (СЭД) с присвоением уникального номера; распределение корреспонденции по ответственным исполнителям или отделам в соответствии с резолюцией руководства; подготовка и отправка исходящих документов (писем, уведомлений, справок и т. п.), их регистрация в журнале исходящей корреспонденции; отправка почтовой корреспонденции, в т. ч.
• заказных писем и писем с уведомлением.
• обеспечение сохранности документов в течение установленных сроков; создание и ведение справочно‑информационных баз данных по документам; оперативный поиск и предоставление документов по запросам сотрудников и руководства; ведение протоколов совещаний и заседаний по поручению руководства; организация приёма посетителей руководителем (запись на приём, информирование о графике); помощь в организации деловых встреч, совещаний, переговоров ( оповещение участников, подготовка помещений).
• ведение электронных баз данных и СЭД; работа с офисной техникой (копир, факс, принтер, сканер, шредер и т. д.)

Требования

• Уверенное владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Навыки работы с системами электронного документооборота (СЭД), например: 1С:Документооборот, Дело, Directum и т. д.
• (указать нужные).
• Знание правил оформления деловой документации (служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы совещаний).
• Умение вести деловую переписку, составлять и редактировать тексты.
• Навыки организации встреч и совещаний (рассылка приглашений, подготовка материалов).
• Базовые навыки работы с оргтехникой (принтер, сканер, факс, копир).
• Понимание принципов архивного хранения документов и сроков их хранения.
• Высокая организованность и ответственность.
• Внимательность к деталям, аккуратность в работе с документами.
• Пунктуальность и соблюдение сроков.
• Коммуникабельность и вежливость в общении с коллегами и посетителями.
• Способность работать в режиме многозадачности.
• Стрессоустойчивость и умение сохранять спокойствие в напряжённых ситуациях.
• Инициативность и готовность предлагать улучшения рабочих процессов.

Квалификация

• высшее профессиональное