Делопроизводитель

Обязанности

• Должностные обязанности делопроизводителя 1.
• Организация документооборота: Прием, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции.
• Распределение документов по структурным подразделениям и исполнителям.
• Регистрация и отправка исходящей корреспонденции.
• Контроль за движением и исполнением документов, ведение реестров почтовых отправлений.
• 2.
• Создание и оформление документов: Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, писем и других организационно-распорядительных документов.
• Редактирование и проверка документов на соответствие нормативным требованиям (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Согласование документов с ответственными лицами, подготовка их к подписанию руководством.
• Заверение копий документов, оформление выписок.
• 3.
• Контроль и отчетность: Контроль сроков исполнения поручений руководства и внутренних документов.
• Напоминание исполнителям о приближающихся дедлайнах.
• Составление отчетов об исполнительской дисциплине, мониторинг просроченных документов.
• 4.
• Работа с архивом: Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
• Подготовка документов к архивному хранению и уничтожению.
• Составление описей дел, организация хранения и выдача архивных документов.
• 5.
• Ведение электронного документооборота (ЭДО): Работа в системах электронного документооборота (например, 1С:Документооборот, Directum).
• Работа с электронными подписями.
• Конвертация бумажных документов в электронный формат и обеспечение их сохранности.
• 6.
• Информационно-справочная работа: Ведение базы данных по документам.
• Предоставление справок и копий документов по запросам сотрудников и внешних организаций.
• Дополнительные обязанности (могут включаться в зависимости от специфики компании): Регистрация входящих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам.
• Заказ канцелярских товаров, воды, продуктов для обеспечения работы офиса.
• Требования к знаниям: Делопроизводитель должен знать: Нормативно-правовую базу (ФЗ Об архивном деле, ФЗ Об электронной подписи, приказы Росархива).
• Правила оформления организационно-распорядительной документации.
• Современные информационные технологии работы с документами и системы ЭДО.

Требования

• специалист с развитыми цифровыми компетенциями, высокой степенью ответственности и вниманием к деталям, способный быстро адаптироваться к новым технологиям документооборота.

Квалификация

• среднее специальное образование