Организация документооборота: Прием, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции.
Распределение документов по структурным подразделениям и исполнителям.
Регистрация и отправка исходящей корреспонденции.
Контроль за движением и исполнением документов, ведение реестров почтовых отправлений.
2.
Создание и оформление документов: Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, писем и других организационно-распорядительных документов.
Редактирование и проверка документов на соответствие нормативным требованиям (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Согласование документов с ответственными лицами, подготовка их к подписанию руководством.
Заверение копий документов, оформление выписок.
3.
Контроль и отчетность: Контроль сроков исполнения поручений руководства и внутренних документов.
Напоминание исполнителям о приближающихся дедлайнах.
Составление отчетов об исполнительской дисциплине, мониторинг просроченных документов.
4.
Работа с архивом: Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Подготовка документов к архивному хранению и уничтожению.
Составление описей дел, организация хранения и выдача архивных документов.
5.
Ведение электронного документооборота (ЭДО): Работа в системах электронного документооборота (например, 1С:Документооборот, Directum).
Работа с электронными подписями.
Конвертация бумажных документов в электронный формат и обеспечение их сохранности.
6.
Информационно-справочная работа: Ведение базы данных по документам.
Предоставление справок и копий документов по запросам сотрудников и внешних организаций.
Дополнительные обязанности (могут включаться в зависимости от специфики компании): Регистрация входящих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам.
Заказ канцелярских товаров, воды, продуктов для обеспечения работы офиса.
Требования к знаниям: Делопроизводитель должен знать: Нормативно-правовую базу (ФЗ Об архивном деле, ФЗ Об электронной подписи, приказы Росархива).
Правила оформления организационно-распорядительной документации.
Современные информационные технологии работы с документами и системы ЭДО.
Требования
специалист с развитыми цифровыми компетенциями, высокой степенью ответственности и вниманием к деталям, способный быстро адаптироваться к новым технологиям документооборота.