Делопроизводитель

Обязанности

• Архивное дело Организация и ведение архивного дела: отбор, упорядочение, комплектование, учёт, обеспечение сохранности документов, передаваемых в архив.
• Разработка и актуализация номенклатуры дел.
• Формирование дел, оформление обложек, переплёт, составление внутренних описей дел (в т.ч.
• постоянного срока хранения).
• Подготовка и передача документов на постоянное государственное хранение в установленном порядке.
• Организация мероприятий по уничтожению документов с истекающими сроками хранения (отбор, оформление актов, согласование).
• Выдача по запросам архивных копий, выписок, справок.
• Документооборот и корреспонденция Приём, регистрация, учёт и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (бумажной и в системе электронного документооборота СЭД).
• Контроль исполнения документов и поручений, соблюдения сроков.
• Составление и оформление официальных писем, служебных записок, актов, сводок.
• Проверка и согласование исходящей корреспонденции, подготовленной сотрудниками: выявление и исправление орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок, контроль соответствия деловому стилю и правилам оформления.
• Отправка документов Почтой России, курьерскими и иными службами; составление реестров отправки, контроль возврата документов.
• Выдача корреспонденции адресатам под роспись.
• Ведение журналов учёта документов, баз данных.
• Прочее Прием и обработка запросов от сотрудников на поиск документов, создание и выдача копий, в том числе скан-образов, своевременное закрытие заявок.
• Участие в организации корпоративных мероприятий (по поручению руководителя).
• Выполнение поручений непосредственного руководителя в рамках функциональных обязанностей, решение текущих организационных вопросов.
• На период ежегодного отпуска или временного отсутствия секретаря руководителя исполнение его обязанностей (оплачиваемое совмещение)

Требования

• Среднее профессиональное или высшее образование (предпочтительно: документоведение, архивоведение, делопроизводство).
• Знание правил делопроизводства: ГОСТ Р 7.0.97-2016, типовой инструкции по делопроизводству, требований к оформлению организационно-распорядительной документации.
• Уверенное владение системами электронного документооборота (СЭД) на уровне пользователя.
• Знание основ архивного дела: правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, порядок передачи дел на постоянное хранение и уничтожение.
• Опыт работы с офисной оргтехникой, знание Почтовых правил (отправка заказных писем, оформление уведомлений, реестров).
• Безупречная грамотность, навыки корректуры и редактуры деловых текстов, умение выявлять и исправлять орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.
• Готовность при необходимости исполнять обязанности секретаря руководителя на время его отсутствия Грамотная устная и письменная речь, внимательность, аккуратность, высокая самоорганизация.
• Обязателен опыт работы в должности делопроизводителя / секретаря / архивариуса от 1 года.

Квалификация

• средняя/высшая