Делопроизводитель

Обязанности

• 1.
• Приём, обработка заявок, формирование учебных групп и закрывающих документов: Прием, регистрация и распределение входящих заявок на обучение от физических и юридических лиц.Контроль корректности заявки с учётом требований 273-ФЗ Об образовании и 152-ФЗ О персональных данных (наличие согласий, правильность оформления).Доработка сырых заявок: если клиент присылает только сканы документов (паспорт, диплом, СНИЛС) извлечение данных и внесение в шаблон заявки с целью соблюдением 273-ФЗ и 152-ФЗ.Формирование учебных групп, составление учебных графиков (начало, продолжительность обучения, дата итоговой аттестации, выпуска итоговых документов).Координация взаимодействия между слушателями, преподавателями и менеджерами: сбор документов, согласование дат, фиксация изменений в графикеФиксация факта завершения работ по каждой группе/слушателю: формирование УПД (универсального передаточного документа) в электронной бухгалтерской системе (ЭДО) и уведомление менеджера о том, что работа по данному заказу завершена.
• 2.
• Комплексное ведение учебного документооборота и архива (бумажный + электронный): Подготовка приказов по контингенту (зачисление, отчисление, выдача документов).Ведение журналов учёта занятий, посещаемости, успеваемости.Оформление ведомостей промежуточной аттестации и протоколов аттестационной комиссии.Архивное хранение:Формирование и подшивка бумажных дел (личные дела слушателей, приказы, журналы, протоколы) с длительным хранением.Ведение электронного архива сканирование, систематизация и хранение документов в структурированных папках на сетевом диске.Обеспечение быстрого поиска документов в обоих форматах.Ведение реестра обученных лиц 3.
• Оформление выпускных документов и работа с бланками: Подготовка и выдача итоговых документов об обучении в соответствии с установленными регламентами и лицензионными требованиями: удостоверения об обучении / повышении квалификации, дипломы о профессиональной переподготовке, свидетельства о профессии рабочего, должности служащего.Ведение книги (реестра) учета и выдачи бланков документов квалификации.
• 4.
• Внесение данных в федеральные реестры: ФИС ФРДО: своевременное занесение сведений о выданных документах о квалификации в Федеральный реестр сведений документов об образовании и (или) о квалификации.Реестр Минтруда: размещение сведений о прошедшем обучении по охране труда.
• 5.
• Администрирование системы дистанционного обучения (СДО): Заведение пользователей в системе дистанционного обучения (LMS-платформа).Техническая поддержка обучающихся (предоставление доступа, восстановление пароля, решение простых технических вопросов).Мониторинг активности (посещаемость), проверка прохождения тестов/уроков и формирование отчетов по успеваемости в СДО.

Требования

• Обязательно: Внимательность к деталям и аккуратность: работа с серийными номерами бланков, паспортными данными, ИНН, правильностью написания ФИО критически важна (ошибки в реестрах влекут штрафы) .
• Опыт работы с документами: понимание цикла входящий - исходящий - подшивка в дело .
• Технические навыки: уверенное владение MS Office (Word для текстов, Excel сводные таблицы, фильтры, сортировка, сводные таблицы для ведения реестров и больших баз слушателей), работа с оргтехникой (сканер, принтер, ламинатор) .
• Организованность и многозадачность: способность одновременно вести несколько учебных групп (заявок) на разных этапах обучения (один на зачислении, другой на выдаче) .
• Грамотная устная и письменная речь .
• Желательно, но не строго (Обучим на месте): Опыт работы на аналогичной должности (Делопроизводитель, Администратор учебного центра, Методист) от 1 года .
• Знание специфики 273-ФЗ Об образовании или охраны труда.
• Опыт подачи сведений в ФИС ФРДО.
• 1.
• Вам не придётся выдумывать, настраивать или внедрять что-либо с нуля.Вся работа построена на готовых шаблонах (заявки, приказы, журналы, протоколы, реестры) и настроенной системе электронного документооборота.
• Процессы отлажены, есть инструкции и наставник.
• Ваша задача аккуратно и вовремя заполнять документы по чёткой схеме.
• 2.
• Это отличный старт для карьеры в сфере профессионального обучения и дополнительного образования (учебные центры, охрана труда, повышение квалификации, профподготовка).Вы получите практический опыт работы с федеральными реестрами, освоите документооборот лицензированного учебного центра, разберётесь в нормативной базе (273-ФЗ, 152-ФЗ, охрана труда).
• Это даст конкурентное преимущество и возможность роста в перспективных направлениях: методическая работа, лицензирование и аккредитация, цифровой документооборот, администрирование СДО, контроль качества образовательной деятельности.
• 3.
• Что мы особенно ценим в кандидатах (ещё раз для внимания): аккуратность (ошибки в документах недопустимы); включаемость и сосредоточенность (работа с большим объёмом данных требует полного погружения); оперативность и исполнительность (соблюдение сроков по реестрам и отчётности критично); желание активно и энергично работать, развиваться, добиваться высоких результатов это напрямую влечёт за собой повышение заработной платы и карьерный рост.

Квалификация

• Без опыта