Ассистент руководителя управляющей организации

Обязанности

• Организационная и административная поддержка руководителя Выполнение поручений руководителя организации.
• Контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками и подрядными организациями.
• Организация встреч, совещаний и рабочих мероприятий руководителя.
• Подготовка отчетов, справок, аналитических материалов и презентаций по поручению руководителя.
• Ведение деловой переписки и документооборота.
• Документооборот и взаимодействие с организациями Подготовка писем, служебных записок, запросов и иных документов.
• Взаимодействие с органами местного самоуправления, государственными учреждениями, ресурсоснабжающими организациями и другими контрагентами.
• Обработка входящих запросов и обращений от организаций.
• Подготовка проектов ответов на обращения и контроль сроков их исполнения.
• Работа в сфере ЖКХ Сбор информации о проводимых работах и мероприятиях на объектах жилого фонда.
• Контроль выполнения текущих работ управляющей организации.
• Работа с государственными информационными системами, включая ГИС ЖКХ.
• Сбор, обработка и актуализация данных собственников помещений жилого комплекса.
• Подготовка информационных материалов по вопросам управления многоквартирными домами.
• Информационное сопровождение и работа с жителями Участие во встречах, совещаниях и мероприятиях с руководителем и самостоятельно по поручению руководителя.
• Фото- и видеосъемка мероприятий, проводимых на территории жилого комплекса и округа.
• Подготовка материалов для размещения на сайте, в социальных сетях и иных информационных ресурсах организации.
• Мониторинг праздничных, социальных и отраслевых мероприятий, связанных с ЖКХ.
• Организация и сопровождение мероприятий для жителей.
• Взаимодействие с жителями по вопросам проведения мероприятий и информирования населения.
• Координация персонала и взаимодействие с контрагентами Курирование работы консьержей жилого комплекса.
• Контроль соблюдения стандартов обслуживания и исполнения обязанностей консьержами.
• Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками услуг и другими контрагентами.
• Контроль выполнения договорных обязательств в рамках порученных задач.
• Ключевые компетенции Организованность и системность.
• Высокий уровень ответственности.
• Навыки деловой коммуникации и переговоров.
• Умение работать с большим объемом информации.
• Инициативность и самостоятельность в решении задач.
• Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности.
• Владение современными цифровыми инструментами и технологиями.

Требования

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Опыт работы на аналогичной должности приветствуется.
• Базовые знания в сфере жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ).
• Владение навыками делопроизводства и документооборота.
• Опыт административной работы и организации рабочих процессов.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Развитые коммуникативные и организационные навыки.
• Уверенное владение ПК и офисными программами (MS Office и др.).
• Навыки работы с государственными информационными системами, в том числе ГИС ЖКХ, будут преимуществом.
• Владение современными цифровыми инструментами и digital-навыками.
• Наличие смартфона с качественной камерой для фото- и видеосъемки.
• Умение работать с фото- и видеоконтентом для социальных сетей и информационных ресурсов организации.
• Ответственность, исполнительность, внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности.
• Опрятный внешний вид.
• Возраст: от 28 до 35 лет.

Квалификация

• Квалифицированные