Делопроизводитель

Обязанности

• Принимает документы проверяет корректность оформления служебных записок, приказов, договоров и писем.
• Если не хватает подписи или даты возвращает на доработку.
• Регистрирует и нумерует вносит каждый документ в журнал или электронную систему, присваивает документам индекс и указывает ответственных за исполнение.
• Оформляет документы от руководства может заниматься подготовкой проектов документов по поручению руководства, например, набрать текст приказа.
• Сортирует и архивирует раскладывает документы по категориям: кадровые, финансовые, юридические, отчётные.
• Формирует дела и отправляет в архив как бумажный, так и цифровой.
• Контролирует сроки отслеживает, когда нужно сдать отчёт в налоговую, когда заканчивается договор с поставщиком, когда сотрудник должен предоставить справку.
• Подготавливает документы к проверкам по запросу руководства или контролирующих органов быстро находит нужные папки, составляет описи, делает копии.

Требования

• Скоростная обработка документов способность быстро регистрировать и систематизировать большие объёмы корреспонденции.
• Грамотность безупречное владение деловым стилем письма, отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок.
• Знание терминологии свободное владение профессиональным языком делопроизводства.
• Навыки редактирования умение выявлять и исправлять ошибки в документах.
• Архивирование знание принципов систематизации и хранения документации.
• Умение работать с информационными системами владение офисными пакетами (Microsoft Office, Google Workspace), системами электронного документооборота, базами данных и облачными хранилищами.
• Коммуникативные навыки важно умение общаться с коллегами всех уровней, поскольку делопроизводитель часто выступает посредником в информационных запросах между различными подразделениями компании.
• Внимание к деталям даже малейшая ошибка в документе может привести к юридическим проблемам.
• Организаторские способности эффективное управление потоками документов требует хорошо налаженного порядка и системы хранения данных.
• Профессиональное обновление знаний специалисту необходимо регулярно повышать свою квалификацию и следить за изменениями в законодательстве и технологиях.

Квалификация

• требования не предъявляются