специалист общего отдела

Обязанности

• Приём, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции (письма, факсы, электронные сообщения), проверка правильности оформления документов.
• Подготовка, форматирование и отправка исходящих писем и служебных записок, контроль реквизитов и подписей.
• Ведение журналов регистрации документов, формирование номенклатуры дел, систематизация и хранение бумаг с учётом сроков хранения.
• Контроль исполнения документов: отслеживание сроков, напоминания исполнителям, подготовка сводок по неисполненным задачам.
• Работа с обращениями граждан (в госорганах и муниципалитетах): регистрация, маршрутизация, контроль сроков ответа.
• Подготовка совещаний и заседаний: рассылка уведомлений, сбор материалов, оформление протоколов, контроль исполнения решений.
• Организация приёма посетителей и обработка телефонных коммуникаций (фильтрация звонков, передача сообщений).
• Обеспечение отдела канцелярией и расходными материалами: учёт, заказ, распределение.
• Ведение электронных баз данных и реестров документов, актуализация справочников, формирование отчётов.

Требования

• отвественность, внимательность.

Квалификация

• средний