делопроизводитель - секретарь

Обязанности

• Приём и регистрация входящей корреспонденции, её систематизация и направление в соответствующие структурные подразделения или исполнителям.
• Оформление исходящих документов, проверка их правильности оформления, наличия подписей, виз и приложений.
• Регистрация исходящих документов (на карточках или в электронном виде) с ведением соответствующих картотек или журналов.
• Формирование исполненных документов в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой организации.
• Подготовка документов к последующему хранению и использованию: проведение экспертизы ценности, оформление дел, составление описей.
• Передача оформленных дел в архив организации .
• Ведение справочной работы по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.
• Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку .
• Составление проектов документов, их правка, организация подписания руководителем .
• Работа с почтовыми и курьерскими службами .
• Контроль за своевременным выполнением сотрудниками поручений руководителя .
• Организация телефонных переговоров руководителя, приём посетителей в приёмной.
• Подготовка материалов для совещаний и мероприятий, ведение и оформление протоколов.
• Обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями и средствами оргтехники .
• Соблюдение норм конфиденциальности и уровней допуска документов .

Требования

• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами; правила организации и формы контроля исполнения документов в организации; типовые сроки исполнения документов; принципы работы со сроковой картотекой; правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов; правила создания и ведения баз данных служебных документов; критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них; порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов; порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии; правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии; правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению; правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения

Квалификация

• делопроизводитель - секретарь