Секретарь

Обязанности

• Некоторые трудовые функции, которые входят в стандарт: приём и распределение телефонных звонков организации; организация работы с посетителями; организация работы с документами (текущее хранение, обработка дел для последующего хранения); оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени (планирование рабочего дня, организация командировок, согласование встреч и мероприятий); организация подготовки, проведения и обслуживания конференционных мероприятий; контроль исполнения поручений руководителя; организация и поддержание функционального рабочего пространства приёмной и кабинета руководителя; разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря; составление и оформление управленческой документации.

Требования

• Согласно профстандарту, секретарю руководителя необходимы различные навыки, которые можно разделить на несколько кластеров: Технические компетенции: владение современными офисными приложениями и программами электронного документооборота; навыки скоростного набора текста (не менее 150 знаков в минуту); умение работать с периферийным оборудованием (сканеры, принтеры, копиры); знание основ кибербезопасности и защиты конфиденциальной информации.
• sky.pro Делопроизводственные компетенции: знание законодательства в области документационного обеспечения управления; владение методами и технологиями делопроизводства; навыки составления и оформления управленческих документов; умение организовать систему документооборота и контроля исполнения.
• sky.pro Организационные компетенции: мастерство тайм-менеджмента и приоритизации задач; навыки планирования и координации мероприятий различного уровня; умение организовать рабочее пространство и процессы; способность эффективно решать административные задачи в условиях многозадачности.
• sky.pro Коммуникативные компетенции: высокий уровень делового этикета и протокола; навыки эффективного межличностного общения; умение вести деловую переписку и телефонные переговоры; способность к дипломатичному решению конфликтных ситуаций.
• sky.pro Аналитические компетенции: навыки сбора, систематизации и анализа информации; умение готовить информационно-аналитические материалы; способность оперативно формировать отчёты по запросам руководства.
• sky.proТакже важны надпрофессиональные навыки (soft skills): критическое мышление, эмоциональный интеллект, стрессоустойчивость, адаптивность к изменениям.

Квалификация

• средне-профессиональное образование