Секретарь учебной части (диспетчер)

Обязанности

• приём и первичная обработка всей поступающей корреспонденции, её распределение между сотрудниками по указанию директора; ведение делопроизводства подготовка проектов приказов и распоряжений (в т. ч.
• по движению контингента учащихся); составление писем, запросов, ответов на обращения (по поручению директора или его заместителей); оформление и ведение личных дел учащихся, принятых на обучение; ведение алфавитного журнала всех учащихся; формирование дел согласно утверждённой номенклатуре, обеспечение их сохранности, работа с базами данных, сбор, обработка и предоставление информации (в т. ч.
• подготовка списков классов и преподавателей для Управления образования); 2.
• Организационное обеспечение работы директора организация приёма посетителей, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников и родителей; вызов сотрудников и учащихся по поручению директора; контроль обеспечения директора канцелярскими принадлежностями и оргтехникой; поддержание порядка и функциональности рабочего пространства в приёмной и кабинете директора.
• мониторинг своевременного рассмотрения и подготовки документов, принятых к исполнению сотрудниками; контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений директора, соблюдение установленных сроков; запрос объяснений о причинах задержки выполнения контролируемых поручений; составление аналитических справок по контролю исполнения документов.
• информирование сотрудников школы о решениях директора, предстоящих мероприятиях, совещаниях и заседаниях; обмен информацией с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом; взаимодействие с вышестоящими органами управления образованием (предоставление отчётных данных).
• Соблюдение норм и правил соблюдение инструкций по охране труда, пожарной безопасности, санитарно‑гигиенических норм; обеспечение конфиденциальности информации, неразглашение персональных данных учащихся, родителей и сотрудников; соблюдение правил делового этикета и профессиональной этики.

Требования

• Для выполнения обязанностей секретарь должен владеть навыками работы с оргтехникой и компьютерными программами (текстовые редакторы, электронные таблицы, базы данных, электронная почта), знать правила деловой переписки и документооборота.

Квалификация

• не требуется