Секретарь

Обязанности

• Осуществлять организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
• Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники.
• Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
• Вести контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
• Организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
• Копировать документы на персональном ксероксе.
• Требования и функционал секретаря указываются в должностной инструкции исходя из задач и специфики каждого конкретного предприятия.

Требования

• Хорошо понимать рукописный текст.
• Набирать тексты документов без ошибок, слепым десятипальцевым методом.
• Вести документооборот, деловую корреспонденцию.
• Фильтровать корреспонденцию и посетителей по принципам важности и срочности.
• Пользоваться средствами связи, компьютером, оргтехникой.
• Общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики.
• Эффективно планировать рабочий день.
• Оперативно выполнять поручения руководителя.

Квалификация

• Нет