Помощник руководителя

Обязанности

• Организация работы с документами: - прием и первичная обработка входящих документов; - предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые; - подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем учреждения; - регистрация входящих документов; - организация доставки документов исполнителям; - контроль исполнения документов; - подготовка отчетных документов для вышестоящих организаций, служебных писем и справок; - обработка и отправка исходящих документов адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции; - оформление документации при приеме или увольнение сотрудников, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом директора; - оформление трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников; - оформление трудовых книжек; - разработка графика отпусков и осуществление мониторинга его исполнения, определение отпускных периодов; - ведение книг приказов; - ознакомление сотрудников учреждения с приказами под подпись в день их издания.
• Ведение личных дел и карточек Т-2 работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью.
• Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
• Учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
• Согласно распоряжениям руководителя печать и оформление требуемой документации для организации рабочего процесса в учреждении.
• Проверка у граждан, принимаемых на работу: - наличие отметок в паспортах граждан РФ об их отношении к воинской обязанности; - наличие и подлинность документов воинского учета, а также подлинность записей в них, отметок о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания; - наличие мобилизационных предписаний (для военнообязанных запаса при наличии в военных билетах отметок о вручении мобилизационного предписания).
• Заполнение личных карточек в соответствии с записями в документах воинского учета.
• Сверка не реже раза в год сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан.
• Внесение в личные карточки сведений об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состоящих на воинском учете, и в двухнедельный срок сообщать об указанных изменениях в военные комиссариаты.

Требования

• Наличие медицинской книжки и пройденный медосмотр.
• Справка об отсутствии судимостей.
• Наличие трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.
• Ответственность, оперативность при выполнении порученной работы.

Квалификация

• Начальное профессиональное образование или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе