Специалист по документообороту

Обязанности

• Физтех-школа прикладной математики и информатики (ФПМИ МФТИ) — это крупнейший образовательный и научный центр современных компетенций в области прикладной математики, компьютерных наук и технологий работы с большими данными и искусственным интеллектом.
• Немного о нас в цифрах: 1-е место среди технических вузов России в международном рейтинге Times Higher Education (2025); 1-е место среди российских вузов в рейтинге Forbes (2025); 1-е место в предметном рейтинге RAEX по направлению "Информационные технологии" (2025); 1-е место в рейтинге вузов России по качеству приёма (2025); 1-е место в рейтинге вузов по качеству подготовки специалистов в области искусственного интеллекта (2024).
• Работа в ФПМИ МФТИ это: работа в лучшем техническом вузе страны в команде с выдающимися учеными мирового уровня, талантливыми и мотивированными студентами и высококвалифицированными специалистами; непрерывный профессиональный рост во время работы над амбициозными задачами и уникальными проектами на стыке образования, науки и индустрии, а также возможность внести свой вклад в развитие образования и науки в России.
• В связи с продолжающимся ростом ФПМИ, увеличением количества студентов, кафедр и партнеров мы ищем специалиста по документационному сопровождению в команду Офиса сопровождения научно-образовательных проектов ФПМИ .
• В части финансовой и договорной работы Офис занимается сопровождением грантов на обучение в ФПМИ, составлением и согласованием договоров с организациями-партнерами и предоставлением отчетности по ним, а также работой со стипендиями и материальными поощрениями студентов.
• Помимо этого Офис занимается развитием научного направления: координацией и продвижением обучения в аспирантуре ФПМИ, формированием новых научных команд и организацией научно-образовательных проектов.
• Чем предстоит заниматься: стипендиальным обеспечением: разрабатывать положения о назначении и выплате стипендий и материальных поощрений; готовить документы (ходатайства, протоколы) на выплату обучающимся из внебюджетных источников; кадровым сопровождением: сопровождать трудоустройство научных работников, преподавателей и учебно-вспомогательного персонала в Физтех-школу, обеспечивать подготовку документов при взаимодействии с отделом кадров МФТИ; сопровождением научных проектов: обеспечивать документационное сопровождение научных коллективов, участвующих в конкурсах РНФ: подготавливать служебные записки и приказы в системе 1С, формировать карты проектов и отчетов в ЕГИСУ НИОКТР; подготовкой заключений экспертной комиссии о возможности открытого опубликования.
• Наши ожидания: имеете опыт от 3 лет на аналогичной позиции: в делопроизводстве, в административной или договорной работе; имеете опыт взаимодействия с внешними организациями и партнерами; знаете основы кадрового документооборота и разбираетесь в процессе трудоустройства, в том числе электронного; обладаете высоким уровнем коммуникативных навыков, грамотной устной и письменной речью, умеете эффективно и грамотно взаимодействовать с разными людьми (внешними партнерами, учеными, студентами, сотрудниками административных подразделений и т.д.); имеете опыт работы в 1С, с таск-трекерами и владеете инструментами Google Workspace (таблицы, документы, календарь и т.д.).
• Будет большим преимуществом: если Вы знакомы с отчетностью для РНФ; имеете опыт работы в государственных образовательных учреждениях.
• Что мы предлагаем: официальная зарплата: от 110 000 до 120 000 до вычета налогов (гросс); график работы: очный, с 9:00 до 18:00; трудоустройство по ТК РФ, испытательный срок 3 месяца; работа в ведущем техническом вузе страны, в городе Долгопрудный (рядом со станцией Новодачная МЦД-1, 15 минут от метро Физтех или 30 минут от метро Алтуфьево или Ховрино); возможность бесплатного посещения бассейна, тренажерного зала на территории кампуса МФТИ в Долгопрудном.
• В соответствии с ТК РФ работники сферы образования обязаны предоставить справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, срок изготовления которой может быть до 30 дней.
• Просим заранее позаботиться о её получении.