Офис-менеджер

Обязанности

• - Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора Общества корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; Отправляет исполненную документацию адресатам; - Ведет делопроизводство - Принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора Общества; - Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи; - По поручению генерального директора Общества составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем; - Осуществляет контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора Общества, взятых на контроль; - Организует прием посетителей, в том числе ведет запись на прием к генеральному директору, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества, получателей социальных услуг; - Осуществляет сбор и контроль документов в целях заключения договоров на коммерческой основе; Готовит проект договоров на обслуживание на коммерческой основе.
• Ведет реестр постояльцев на коммерческой основе.
• - Печатает приказы о поступлении и выбытии получателей социальных услуг; - Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, подготавливает и сдает в архив общества документальные материалы, законченные производством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение, и установленные сроки сдает в городской архив; - Обеспечивает актуальность сведений о пансионате Опека в информационной системе и Реестр поставщиков социальных услуг на сайте Медицина 29 .
• - Готовит документы для сдачи в архив в том числе в архив органа опеки и попечительства на недееспособных получателей социальных услуг. - Заверяет копии документов по пансионату, а также копии договоров о предоставлении социальных услуг, заключенных с получателями социальных услуг ООО Пансионат Опека; копии документов, подтверждающий оплату стоимости социальных услуг получателями социальных услуг (при предоставлении социальных услуг за плату или частичную плату).

Требования

• Требования: офис- менеджер должен знать: -постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; - организацию делопроизводства, методы оформления и обработки документов; - архивное дело; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила печатания деловых писем, в том числе с использованием типовых форм; - правила эксплуатации вычислительной техники; ​​​​​​​ ​​​​​​​​​​​​​​

Квалификация

• офис-менеджер