Секретарь-машинистка

Обязанности

• - Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы начальника отдела.
• - Получает необходимые начальнику сведения от подведомственных или иных учреждений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
• - Организует телефонные переговоры начальника, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения начальника их содержание.
• - Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
• - Обеспечивает рабочее место начальника канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе начальника.
• - Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
• - Печатает по указанию начальника различные материалы.
• - Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя начальника корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения начальником в подведомственные и другие учреждений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
• - Следит за сроками выполнения поручений начальника, взятых на контроль.
• - Принимает документы на подпись начальнику.
• - Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• - Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
• - Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• - Осуществляет работу по ведению архивного дела в организации -Организует хранение и обеспечивает сохранность документов организации - В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
• - Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
• - Осуществляет работу по подготовке совещаний, проводимых начальником отдела (оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация).
• - Ведет книгу приказов (регистрацию приказов) по общей деятельности, командировкам, хранит их и обрабатывает в соответствии с требованиями архивной службы.
• - Осуществляет контроль по своевременному исполнению входящих документов в установленные сроки.
• - Ведет учет рабочего времени работников отдела образования и МКУ Центр по обслуживанию деятельности отдела образования Онгудайского района и подведомственных ему учреждений (табель).
• - Составляет календарный план работы отдела образования на каждый месяц до 24 числа каждого месяца.

Требования

• без вредных привычек, коммуникабельные, стресоустойчивые

Квалификация

• высшая